Introduction : Depuis janvier 2017 les collectivités publiques bénéficient de la mise en place de la facturation électronique :
En tant que créancier (pour émettre des titres) : mise en place du PESASAP
En tant que débiteur (pour émettre des mandats) : récupération des factures sur le portail CHORUS PRO
Cette notice traite uniquement de la partie CHORUS. Pour plus d’informations sur le PESASAP, consulter l'article correspondant [1] .
Pour la récupération
dans le logiciel et le traitement automatiques des factures provenant de CHORUS, consulter l'article correspondant [2] .
Sommaire*
1 - Récupération manuelle des factures [3]
a - Accès à Chorus [4]
b - Consulter les factures reçues [5]
c - Télécharger une facture [6]
d - Traiter les factures [7]
2 - Mandater les factures [8]
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Le Porta
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La présente notice décrit le déroulement de la dématérialisation de la chaîne budgétaire : depuis l’élaboration des budgets locaux puis leur transmission électronique jusqu’à leur contrôle par le représentant de l’Etat.
Vérifiez que vous avez opté pour la dématérialisation des Actes Budgétaires dans votre convention de dématérialisation prise avec la Préfecture. Si tel n'est pas le cas, vous devrez prendre un avenant.
*Sommaire*
1 - Activation [1]
2 - Le Budget Primitif (BP) [2]
a - Schéma de procédure [3]
b - Dématérialisation du BP pour la Préfecture [4]
c - Dématérialisation du BP pour la Trésorerie [5]
3 - La Décision Modificative (DM) [6]
a - Schéma de procédure [7]
b - Dématérialisation de la DM pour la Préfecture [8]
c - Dématérialisation de la DM pour la Trésorerie [9]
4 - Le Compt
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Cette notice traite de la récupération et du traitement automatiques des factures provenant de CHORUS.
Pour activer la liaison automatique avec le portail Chorus Pro, il faut dans un premier temps avoir créé le compte technique utilisateur sur le portail. Cette création génère un identifiant, un mot de passe ainsi qu’une date d’expiration qu’il faudra reporter dans le paramétrage de votre logiciel de comptabilité.
Pour connaître la procédure de création de compte technique : cliquer ici [1] None [2]
Il est également demandé d'avoir "traité" toutes les factures du mois en cours. En garder simplement quelques unes pour tester la mise en place.
1- Paramétrages**
Dans le menu Utilitaires
→
Paramétrages, se rendre dans l'onglet "Options", partie "Dématérialisation" puis cocher "Liaison automati
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Se rendre dans la fiche de l'abonné et cliquer sur l'icone pour modifier l'abonné
Cliquer ensuite sur "Modifier" dans l'encart réservé au prélèvement automatique
Un menu se déroule
Activer "Prélèvement automatique" Renseigner le nom du Titulaire du compte et l'IBAN Cliquer sur "Editer le mandat" Un module d'information s'affiche alors
Répondre "Oui" et définir le créancier :
Collectivité ; Trésorerie ; Pas d'expéditeur Cliquer sur valider : le mandat s'enregistre dans les téléchargements : l'imprimer et le donner au débiteur.
Le Mandat de prélèvement SEPA est alors créé (Référence Unique du Mandat ou RUM)
À ce stade-là, si le débiteur est présent, il signe le mandat. Saisir la date du jour et "Valider"
Si vous remettez le document ultérieurement, valider sans saisir la date.
Un informa
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Le dépôt d’un flux PES ORMC sur la plateforme HELIOS s’accompagne de la production d’un flux retour « Acquit » (aussi appelé fichier ACK) qui est un compte-rendu du traitement du flux. Il est donc absolument nécessaire de relever l’acquittement mis à disposition sur HELIOS (passerelle de transmission > réception de fichier, puis indiquer la date d’envoi dans la zone de recherche).*
Pour plus d'information sur les fichiers ACK, cliquez ici [1] .
Note : le flux ORMC doit être déposé sur HELIOS avec le code application « GHELPES2 », tout comme les bordereaux de mandats/titres de comptabilité. La prise en charge des flux par la DGFIP peut varier de 1h à 48h.
Il existe plusieurs possibilités d’erreurs, ci-dessous les cas les plus courants :
1956 – Identifiant de la collectivité invalide*
1953
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Cette notice a pour but de vous aider, lors de la création d’un agent, à sélectionner le bon modèle de paye. En effet c’est une étape importante puisque cela va définir les lignes de cotisations auxquelles sera soumis votre agent tous les mois.
Ce sont des modèles fixes, c’est-à-dire que vous ne pouvez pas les modifier. Cela nous permet de vous proposer des modèles à jour avec des lignes qui sont réactualisées avec les taux en vigueur (hors accident du travail, centre de gestion…). Il est impératif de mettre votre logiciel de paye à jour.
Pour la personnalisation du modèle, c’est-à-dire les primes et indemnités, les mutuelles qui s’ajoutent aux lignes de cotisations de votre agent, cela se paramètre depuis le contrat de l’agent (« Fichiers » → « Agents ») par l’intermédiaire des complément
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Le PES RETOUR d’Hélios vise à transmettre à l’ordonnateur, de manière dématérialisée, les informations émanant du trésorier relatives aux événements survenus sur les mandats et titres (prises en charge, mise en instance, observation…) Ces flux retours reprennent également toutes les informations nécessaires à l’émission de titres après encaissement (P503) et de mandats émis après paiement.
Dans un premier temps, demandez à votre trésorerie l’activation du PES Retour sur Hélios.
1. Récupération des fichiers*
Vous pouvez récupérer les flux PES RETOUR à partir de l'écran de suivi des fichiers PES mandats/titres, en cliquant sur le bouton
Vous pouvez également accéder aux PES RETOUR en passant par le menu Travail
→
PES retour
Et récupérer les flux en cliquant sur le bouton " Récupérer PES Ret
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Cette notice détaille les différentes étapes du Compte Administratif et du Compte financier Unique.
Voté au plus tard le 30 juin, suite à la remise du compte de gestion par le comptable de la collectivité (avant le 1er juin), le Compte Administratif constitue le bilan financier de l’ordonnateur.
Il permet de déterminer l’excédent de fonctionnement et le besoin de financement de la section d’investissement ainsi que les Restes à Réaliser (RAR).
*Sommaire*
1 - Au préalable [1]
2 - Les étapes [2]
a- Régularisation avant clôture [3]
b- Saisie du détail [4]
c- Saisie des restes à réaliser [5]
d- Dématérialiser le CA [6]
e - Dématérialisation du CFU [7]
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1 - Au préalable**
Pointer le compte de gestion et vérifier que la comptabilité de la collectivité est en adéquation avec celle d
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Introduction : Depuis janvier 2017, les collectivités publiques peuvent bénéficier de la mise en place de la dématérialisation de la facturation :
*Pour les factures à destination de sociétés et tiers particuliers*: l’impression, la mise sous pli et l’envoi des avis des sommes à payer (ASAP) sont confiés à un centre éditique. La collectivité et la trésorerie n’impriment plus les ASAP ;
*Pour les factures à destination des tiers de la sphère publique :* les ASAP sont déposés automatiquement sur le portail Chorus Pro par HELIOS.
*Sommaire*
1 - Mise en place dans le logiciel [1]
2 - Informations sur les débiteurs publics [2]
3 - Paramétrages [3]
a - PES-Titres Individuels [4]
b - ORMC [5]
4 - Le CLIC’ESI+ (obsolète) [6]
a - Activation [7]
b - Édition des factures [8]
5 - le PES ASAP ORMC [9]
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Le budget primitif fait l’objet de deux actes transmis en Préfecture : la délibération et l’acte budgétaire.
Cette notice se concentre sur la partie acte budgétaire.
Avant de dématérialiser l'acte budgétaire du budget primitif, celui ci doit être saisi et équilibré. Pour ce faire, se référer à la notice correspondante : None [1] NOTICE
Ensuite, cliquer sur BUDGET* dans la barre de menus puis sur BP : Edition* :
L'écran suivant apparaît. Compléter et sélectionner les annexes [2] à éditer ;
Cliquer sur le bouton et suivre les différentes étapes :
Cliquer sur le bouton (en bas à droite) afin de basculer à l'étape suivante.
1/ Générer : Le fichier est généré et analysé avec Totem (outil de la DGCL) et est généré.
Cela peut prendre un certain temps, merci de patienter l
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Cette notice détaille les différentes étapes du Compte Administratif et plus particulièrement le menu Clôture pour les logiciels de comptabilité AGEDI WEB-COMPTABILITE.
Voté au plus tard le 30 juin, suite à la remise du compte de gestion par le comptable de la collectivité (avant le 1er juin), le Compte Administratif constitue le bilan financier de l’ordonnateur.
Il permet de déterminer l’excédent de fonctionnement et le besoin de financement de la section d’investissement ainsi que les Restes à Réaliser (RAR).
Au préalable :
Pointer le compte de gestion et vérifier que la comptabilité de la collectivité est en adéquation avec celle de la trésorerie.
- au niveau du prévu (en cas de différence vérifier BP, BS et DM) ;
- au niveau du réalisé : Dans le menu « résultats », vous trouverez des é
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Introduction : Depuis janvier 2017 les collectivités publiques peuvent bénéficier de la mise en place de la facturation électronique :
En tant que créancier (pour émettre des titres) : mise en place du PESASAP
En tant que débiteur (pour émettre des mandats) : récupération des factures sur le portail CHORUS PRO
Cette notice traite uniquement de la partie PESASAP. Pour plus d’informations sur CHORUS, consulter les notices correspondantes ( Traitement des factures sur CHORUS [1] / Liaison automatique CHORUS [2] )
Sommaire*
1 - Définition ASAP/PESASAP [3]
2 - Configuration de vos budgets [4]
3 - Activation et paramétrage du PESASAP [5]
4 - Vérification des tiers [6]
5 - Informations complémentaires dans les titres [7]
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1 - Définition ASAP/PESASAP**
L’ASAP correspond à l’Avis des Sommes
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None [1]
N'envoyer une sauvegarde qu'à la demande du service technique.*
Pour envoyer une sauvegarde du logiciel de paye au service technique, il existe deux possibilités : en passant par l'utilitaire du logiciel, ou en utilisant le logiciel de sauvegardes PELTA.
Dans le logiciel :**
Si vous utilisez la messagerie OUTLOOK :
Ouvrez le logiciel de paye dans le budget concerné ; Allez dans le menu « Utilitaires » puis « Sauvegarde » ; Insérez une clé USB et sélectionnez-la dans le menu déroulant « lecteur » ; Décochez « inclure les documents de la GED » (sauf instruction contraire) ; Cliquez sur « Envoyer »
Votre logiciel de messagerie créera alors un nouveau message qu'il ne vous reste plus qu'à envoyer à support@agedi.fr.
Si vous n’utilisez pas la messagerie Outlook :
Ouvrez le logiciel d
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Après avoir déposé un flux ORMC dans HELIOS, vous avez reçu un ACK KO pour la raison suivante :
1 - « Le code service de la structure publique destinataire est inconnu ou inactif dans Chorus Pro » [1]
2 - « Le code service de la structure publique émettrice est inconnu ou inactif dans Chorus Pro » [2]
1 - « Le code service de la structure publique destinataire est inconnu ou inactif dans Chorus Pro » *
L’anomalie que vous rencontrez concerne un ou plusieurs tiers identifiés comme étant de la sphère publique, vous devez le ou les identifier (l’ACK vous indique l'article du rôle qui renvoie l’anomalie), puis ensuite vérifier les points suivants :
Dans un premier temps, vérifier qu'il s'agit bien d'un tiers public et non d'une société ;
S’il s’agit du Tiers « État » ou « Trésorerie », vérifie
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1 - Mise en conformité du Plan comptable personnalisé**
Avant de commencer toute saisie du BP, s'assurer que le plan comptable utilisé est correct et conforme au plan comptable de la DGCL.
Pour réaliser cette vérification, effectuer la mise en conformité. [1]
2 - Documents de préparation**
Pour préparer la saisie du budget, plusieurs documents [2] sont disponibles :
- Budget
→ Résumé des budgets
- Résultat
→ Analyse pluri-annuelle
3 - BP - Saisie**
Pour saisir le budget, se rendre dans le menu Budget → BP : Saisie [3] .
4 - Édition et Dématérialisation du BP**
Cette étape permet l'édition du document budgétaire ainsi que sa dématérialisation [4] .
5 - Création du fichier PES Budget**
Se rendre sur le menu Budget
→ BP : Edition.
Après avoir générer l'acte budgétaire, cliquer sur le bouto
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