[ASSEMBLÉE] Vous avez envoyé des convocations aux élus mais ils ne l’ont pas tous reçue, que faire ?

Vous avez envoyé les convocations au prochain conseil à tous vos élus, mais certains n'ont pas reçu le mail. Vérifiez que les adresses mails des élus sont correctes et que le mode de convocation comprend l’envoi par mail. Pour cela, rendez-vous dans le menu : « Utilitaires » → « Paramétrages » → onglet « Élus » (Gamme win) « Paramétrages » → « Elus » (Gamme PROXIMA.ACTE) Si tout est correct, demandez à l’élu de vérifier les « spams » ou « indésirables ». Note : le mail reçu est un message sécurisé provenant de :  < no-reply@agedi.fr> [1] a pour objet : XXXX - COMMUNE vous a envoyé un mail sécurisé et prend le la forme ci-dessous : [1] https://no-reply@agedi.fr>

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[PROXIMA] - [ASSEMBLEE] Annexe : Liste des champs de publipostage

Descriptif des champs de publipostage disponibles dans les modèles de documents. Certains champs sont spécifiques à certains modèles. ActComment Commentaire associé à l’acte. Vos remarques sur l'acte qui ne figureront pas dans l'acte lui-même. ActDateCourt Date de l’acte au format court (25/08/2018). ActDateJour Date de l’acte (samedi 25 août 2018). ActDateLettres Date de l’acte en toutes lettres (samedi vingt-cinq août deux mille dix-huit). ActDateMois Date de l’acte sans le jour (25 août 2018). ActNo Numéro de l’acte. ActTexte Corps de l’acte. ActTitre Objet de l’acte. ColAdr1 Adresse de la collectivité (1 ère ligne – voie). ColAdr2 Adresse de la collectivité (2 ème ligne – lieu-dit). ColAdr3 Adresse de la collectivité (3 ème ligne – complément). ColArr Arrondissement de la collectivité.

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[PROXIMA] - [ASSEMBLÉE] - La gestion des suppléants

En principe la notion de suppléants s'applique uniquement dans les conseils communautaires et les comités syndicaux. Lexique : Titulaire : Élu qui représente sa commune dans l'assemblée délibérante. La désignation se fait dans l'ordre du tableau de la commune membre pour les communautés de communes et par scrutin pour les syndicats. Suppléant : Autre élu de la commune, désigné pour remplacer le titulaire en cas d'empêchement. Le suppléant peut être désigné pour remplacer nominativement ou non un titulaire. La notion de Titulaire / Suppléant est à distinguer de celle de Procuration. Procuration (ou pouvoir, élu représenté) : Élu titulaire qui, dans l'incapacité d'être présent à la réunion de conseil, donne mandat à un autre titulaire pour les votes des délibérations. Cette disposition s'app

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[PROXIMA] - [ASSEMBLÉE] Comment ajouter un élu à la liste ?

Pour ajouter un élu dans votre conseil, il est nécessaire de le créer dans le paramétrage de votre logiciel. 1. Cliquer sur l’onglet Paramétrage -> Elus ;* 2. Cliquer sur le bouton   (en haut à droite) ; 3. Saisir les informations de l’élu ainsi que son mode de convocation. En fonction du mode choisi, il sera nécessaire de saisir l’adresse postale pour l’envoi courrier ou l’adresse électronique pour l’envoi par mail.

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[PROXIMA] - [ASSEMBLÉE] Comment insérer un tableau dans un acte ?

Pour insérer un tableau dans un acte, il y a trois possibilités : - Copier-coller un tableau préalablement créé dans un autre outil de traitement de texte ; - Créer et paramétrer le tableau dans le logiciel directement à la saisie de l'acte : Pour cela, cliquer sur le menu « Insérer », puis « Insérer tableau » Là, définir la taille directement dans la grille qui s'affiche : ou cliquer sur "Insérer tableau" pour accéder au module plus détaillé : Une fois le tableau inséré, il est possible de le modifier en utilisant le menu qui s'est activé : - Soit en utilisant le clic droit pour afficher le menu contextuel : Pour en savoir plus sur le traitement de texte, cliquer ici [1] . [1] /knowsystem/web-assemblee-fonctionnement-du-traitement-de-texte-1918

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[PROXIMA] - [ASSEMBLÉE] Comment retirer un élu qui a démissionné ?

Pour retirer un élu démissionnaire de votre conseil, il est nécessaire de le retirer dans le paramétrage de votre logiciel. 1. Cliquer sur l’onglet Paramétrage -> Elus ;* 2. Cliquer sur le bouton   en bout de ligne Une confirmation sera demandée L'élu ne sera pas définitivement effacé des données, mais sera déplacé dans l'onglet "Élus hors mandature" où il sera toujours possible de le réintégrer.

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[PROXIMA] - [ASSEMBLÉE] Fonctionnement du traitement de texte

Le traitement de texte permet d'une part de saisir le corps du texte du document à générer (ordre du jour pour les convocations, contenu de l'acte) mais également de personnaliser les modèles de document. Pour en savoir plus sur la personnalisation des modèles,  cliquer ici [1] . Le traitement de texte fonctionne comme un traitement de texte classique : Partie 1*  : les menus ; Partie 2*  : les boutons (raccourcis) regroupé par thème, selon le menu sélectionné ; Des infobulles sont présentes au survol de la souris pour préciser la fonctionnalité. Pour certains "thèmes", le bouton   permet d'ouvrir le module spécifique pour accéder à toutes les fonctionnalités. Partie 3*  : les règles horizontale et verticale (permettent de définir les marges, les alinéas et les taquets de tabulation) ; Par

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[PROXIMA] - [ASSEMBLÉE] Personnalisation des modèles

L'utilisation du logiciel PROXIMA.ACTE permet de générer de nombreux documents utiles dans la gestion d'une assemblée (délibérations, arrêtés, convocations, tables annuelles…). Ces documents sont présentés sous forme de modèles, ils fonctionnent sur le principe des champs de publipostage (ou champ de fusion) et sont personnalisables. Note : La fusion de publipostage est l'opération informatique par laquelle on fusionne un document type comprenant des champs de personnalisation avec des informations renseignées dans les champs correspondants. Le but du modèle de document est donc de définir une présentation générale qui sera commune à tous les documents réalisés à partir de ce même modèle. Sommaire* 1 - Gestion des modèles [1] 2 - Personnalisation du modèle  [2] 3 - Astuces  [3] 1 - Gestion

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[WIN] - [ASSEMBLEE] Quand je visualise mon acte, la fusion ne se fait pas, comment corriger ?

Quand vous générez la visualisation de l'acte, les champs de fusion (publipostage) restent à l'écran au lieu d'afficher les informations attendues ? Dans ce cas, le modèle a été corrompu, et il est nécessaire de le restaurer. Pour cela, se rendre dans le menu « utilitaires » → « modèles », sélectionner le modèle défectueux et cliquer sur « restaurer ». Toutes les modifications qui auraient pu être apportées seront perdues. Si vous utilisez un modèle personnalisé, il conviendra plutôt de supprimer les champs puis de les remettre.

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] - [Messagerie sécurisée] Cela demande un mot de passe à l'ouverture d'un courriel sécurisé, pourquoi ?

À la saisie du courriel sécurisé, il est facultatif de saisir un mot de passe. Si vous saisissez un mot de passe, vous devez alors informer les destinataires du mot de passe saisi et qui leur sera demandé pour ouvrir le courriel. S'il s'agit d'un bulletin de paye envoyé par messagerie sécurisée, le mot de passe est obligatoire. Cliquer ici pour en savoir plus : - logiciel de paye WIN [1] - logiciel de paye WEB [2] [1] /knowsystem/l-envoi-des-bulletins-par-courriel-1554 [2] /knowsystem/web-pay-comment-mettre-en-place-l-envoi-des-bulletins-par-mail-2037

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] Comment créer une délibération ? (notice synthétique)

Afin de créer une délibération, ajouter une nouvelle séance en cliquant sur le bouton « Séances » puis sur « Nouvelle » : Renseigner la date, l’heure, la nature et le lieu de la séance puis valider. Les étapes 1 à 3 sont recommandées mais facultatives. L’étape n°4 de la séance (liste de présence) est obligatoire et devra être complétée avant de saisir l’acte afin de définir les membres présents ou non lors du vote des délibérations. 1 - Saisie de l’acte (1er onglet) ** Afin d’ajouter une délibération, cliquer sur l’étape n°5 – Délibération. a - Codification de l’acte ** Compléter les champs indiqués : Nature, Registre, Numéro, Code matière, Objet, Modèle (seul le thème est facultatif).  * b - Rédaction de l’acte (barre latérale droite)  *** Pour la saisie de l’acte, 5 choix sont disponible

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] Comment envoyer un acte budgétaire sans logiciel de comptabilité AGEDI ?

/Afin de pouvoir dématérialiser les Actes Budgétaires sans logiciel de comptabilité AGEDI, merci de vérifier que les conditions ci-dessous sont remplies : / /Version du logiciel e-Assemblée 2.35 (au minimum) / /Pack Dématérialisation AGEDI installé/ /Mention de la dématérialisation des Actes Budgétaires dans la convention prise avec la Préfecture. Le cas échéant, il sera nécessaire de prendre un avenant. / / / Sommaire* I – Vérification des fichiers [1] 1) Vérification du fichier XML du BP [2] 2) Vérification du fichier XML du CA [3] 3) Vérification du fichier XML d’une DM [4] II– Intégration dans un arrêté [5] 1) Ajout de l’arrêté signatures [6] 2) Ajout du fichier XML du BP, CA ou DM [7] III– Transmission des actes budgétaires [8] 1) Transmission de l’arrêté signatures [9] 2) Particulari

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] Comment mettre un mot de passe à l'entrée du logiciel ?

Rendez-vous dans le menu « Utilitaires » → « Gestion des utilisateurs » et cliquez sur « Ajouter » Renseignez le nom de la personne dans la case « Identifiant » et le mot de passe. Ne cochez pas la case « compte administrateur » pour définir un compte de « consultation » Sélectionnez le certificat de télétransmission paramétré dans le logiciel, et cliquez sur « mise à jour du certificat » Cliquez sur « Valider » pour enregistrer les modifications. Si vous désirez paramétrer plusieurs utilisateurs, merci de contacter notre service technique. Note : si vous créez un utilisateur sans préciser de mot de passe, celui-ci sera par défaut « motdepasse »

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] Comment saisir des « décisions du Maire » ?

Pour commencer, rendez-vous dans le menu « Utilitaires » → « Paramétrage » → onglet « Registres ». Cliquez sur le bouton « Ajouter » et paramétrez votre registre. Ensuite, pour créer la décision du Maire, cliquez sur le bouton « Arrêtés » puis sur « Ajouter ». Sélectionnez la nature « Autres » et le Registre « Registre des décisions du Maire » Remplissez les autres informations en fonction de vos données. Une fois le texte saisi, cliquez sur la disquette pour enregistrer.

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] Comment signer numériquement un acte tamponné pour le joindre en PJ d'un bordereau de comptabilité ?

1 - Copie de l’acte hors d’E-Assemblée ** Dans le logiciel E-Assemblée, rubrique « Transmission* », cliquer sur l’onglet « Registre* » pour retrouver tous les actes tamponnés. Sélectionner l’acte voulu puis cliquer sur « Aperçu* ». ​ La visionneuse PDF s’affiche à l’écran, cliquer ensuite sur le bouton «  Enregistrer* » Puis indiquer l'emplacement d'enregistrement du fichier. * 2 - Signature de l’acte avec la clé RGS** ** Ouvrir ensuite le lanceur AGEDI puis cliquer sur le bouton « Signature » de l’écran d’accueil. Note :  Pour revenir à l’écran d’accueil du lanceur, cliquez sur le symbole   en haut à gauche. L’outil de signature s’ouvre : Suivre les étapes suivantes : • Cliquer sur le bouton de la première ligne pour choisir le document à signer. Il s’agit de l’acte PDF qui a été enregist

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