[WIN] - [ASSEMBLÉE] Créer une délibération

/ S/ommaire* 1 - Introduction [1] 2 - Saisie de l’acte [2] a - Codification de l’acte [3] b - Rédaction de l’acte (barre d’outils) [4] c - Rédaction de l’acte (barre latérale droite) [5] 3 - Informations complémentaires [6] a - Liste de présence pour cette délibération [7] b - Résultats du vote [8] c - Documents annexes [9] d - Commentaires [10] 4 - Finalisation de l’acte [11] * 1 - Introduction** Cet écran se compose de deux onglets principaux : Saisie de l’acte (codification et rédaction de l’acte)* Informations complémentaires (annexes, votes, etc.)* * 2 - Saisie de l’acte** a - Codification de l’acte** Afin de créer une délibération, compléter les champs indiqués (seul le thème est facultatif). Nature : *Indique qu’il s’agit d’une délibération. Pour les actes non liés à une séance comm

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] Est-il possible de transmettre des documents de marché public à la préfecture ?

Le logiciel e-assemblée prévoit la transmission en préfecture de tout document soumis au contrôle de légalité. Pour transmettre en préfecture des documents de marché public, vous devrez créer un nouvel acte dans la rubrique « Arrêté ». Ensuite, il vous appartient de définir la « nature », qui peut être « Contrats, conventions et avenants » ou « Autres » Concernant le corps de l'acte en lui même, vous pouvez choisir l'option « choisir un PDF externe » pour le document principal. Il est également possible d'ajouter des documents en annexe (onglet « information complémentaire ») A noter que la taille totale des documents (document principal + annexes) ne doit pas excéder 100Mo et que la durée de l’envoi est tributaire de votre connexion Internet.

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] La liste des élus dans la séance n'est pas correcte, comment rectifier ?

Afin qu'un élu figure dans la liste de présence d'une séance, et pour pouvoir lui envoyer la convocation, il faut qu'il soit préalablement enregistré dans le logiciel (dans le menu « Utilitaires » → « Paramétrages » puis sur l'onglet « Elus »). SI vous avez déjà créé la séance, vous devrez la supprimer, saisir l'élu et récréer la séance. De la même manière, si vous avez supprimé un élu après* avoir créé la séance, le logiciel le comptabilisera en tant que « membre en exercice » même s'il n'est pas présent dans la liste. Pour corriger cela, il existe trois possibilités : - supprimer et recréer la séance ; - modifier la liste de présence pour chaque délibération en se rendant dans les informations complémentaires, et en cochant : « modifier la liste de présence pour cette délibération » - en

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] Présentation générale

Le logiciel e-Assemblée permet de gérer le cycle de vie des actes d'une assemblée (délibération, arrêtés, tables annuelles…), de la préparation des séances à la réalisation des tables annuelles en passant par l'envoi électronique au contrôle de légalité et à la récupération des accusés de réception de la Préfecture. Sommaire* 1- Gestion des collectivités [1] 2 - Menu Utilitaires [2] a. Utilitaires > Paramétrage [3] b. Utilitaires > Modèles [4] 3 - Module Séances [5] a. Nouvelle séance [6] b. Gestion de la séance [7] 4 - Module « Arrêtés » ou « Actes Budgétaires » [8] 5 - Module Consultation [9] 6 - Module Télétransmission [10] a. Télétransmission électronique (onglet Secrétariat) [11] b. Récupération AR (onglet Préfecture) [12] c. Annulation de l’acte (onglet Registre) [13] 7 - Module Reto

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] Quand je visualise ou imprime un acte ou une annexe, ce n'est pas le bon document. Comment vérifier ?

Il s'agit d'un dysfonctionnement de la visionneuse embarquée de PDF qui fournit un aperçu erroné. Visualisation* : Dans l'écran de visualisation de l'acte (ou de l'annexe), si l’aperçu vous semble erroné, vous devez cliquer sur « voir » afin d’ouvrir le document dans votre lecteur de PDF habituel. Impression* : Si le problème se produit à l'impression, cliquer sur le symbole du PDF. Cela va ouvrir votre lecteur de PDF habituel et lancer automatiquement l'impression à partir de celui-ci.

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[WIN] - [ASSEMBLÉE] Que faire en cas de changement de maire ?

1/ Référent Télétransmissions Se rendre dans le menu « Utilitaires »  → « Paramétrage »  → Onglet « Collectivité » Modifier le nom de la personne le cas échéant. 2/ Liste des élus Se rendre dans le menu « Utilitaires »  → « Paramétrage »  → Onglet « Élus » En bas du module, cliquer sur « Mise à jour simplifiée » ( 1 )* pour accéder à un nouvel écran. Cette fonctionnalité permet de cocher plusieurs élus afin de les supprimer. Note : les élus supprimés apparaissent d'abord en rouge. Un second traitement à partir de la liste des élus sera nécessaire pour les supprimer définitivement.  ( 2 )* Ensuite, toujours à partir de la liste des élus, cliquer sur « Ajouter » ( 3 ) *pour ajouter les nouveaux élus à la liste du conseil. 3/ Télétransmission Se rendre dans le menu « Utilitaires »  → « Paramé

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[FACTURATION] La trésorerie ne reçoit pas le rôle ORMC, que faire ?

Le dépôt d’un flux PES ORMC sur la plateforme HELIOS s’accompagne de la production d’un flux retour « Acquit » (aussi appelé fichier ACK) qui est un compte-rendu du traitement du flux. Il est donc absolument nécessaire de relever l’acquittement mis à disposition sur HELIOS *(passerelle de transmission > réception de fichier, puis indiquer la date d’envoi dans la zone de recherche).* Pour plus d'information sur les fichiers ACK,  cliquez ici [1] . Note : le flux ORMC doit être déposé sur HELIOS avec le code application « GHELPES2 », tout comme les bordereaux de mandats/titres de comptabilité. La prise en charge des flux par la DGFIP peut varier de 1h à 48h. Il existe plusieurs possibilités d’erreurs, ci-dessous les cas les plus courants : *1956 – Identifiant de la collectivité invalide* *19

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[PROXIMA] - [COMPTEUR] - Comment importer/exporter les index dans un fichier Excel?

Aller dans l'onglet "Relèves", puis cliquer sur bouton  (en haut, à droite) et cliquer sur "Importer/Exporter". Cliquer sur "Export Excel" lance le téléchargement du fichier Excel des index et permet la saisie des index nouveaux. Une fois ceux-ci renseignés, retourner sur "Import Excel" et cliquer sur "Importer" pour rechercher le fichier complété et intégrer les nouveaux index dans la relève.

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[PROXIMA] - [COMPTEUR] - La synchronisation entre sections

Cette notice s'adresse aux collectivités qui possèdent les compétences EAU et ASSAINISSEMENT séparées (dans le cas où deux budgets différents existent en comptabilité). La fonctionnalité de synchronisation permet de mettre à jour une information dans plusieurs sections afin d’éviter de saisir plusieurs fois les mêmes informations. Compteurs* Pour partager un compteur, se rendre sur l'abonné et choisir l'option   pour récupérer le compteur déjà existant sur l'autre section. L'information apparaît alors au niveau de la gestion de l'abonné, dans la partie "Caractéristiques compteur". Les informations générales du compteur se synchronisent automatiquement d'une section à l'autre. La saisie des index et ou la modification de la consommation sera soumise à validation : Forçage de la Synchronisat

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[PROXIMA] - [COMPTEUR] Changement de trésorerie et renumérotation du budget, comment faire?

Dès qu'il y a un changement de trésorerie, il est impératif de modifier les éléments suivants : - Les coordonnées de la trésorerie et le Poste comptable : Aller dans l'onglet Paramétrag → Général, modifier les éléments renseignés dans la cadre "Informations Trésorerie" et "Enregistrer". - Le code collectivité et le code budget : Aller dans l'onglet Paramétrage  → Facturation  → Liaison  et modifier les éléments renseignés dans la cadre "Liaison" et "Valider".

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[PROXIMA] - [COMPTEUR] Comment activer la télé-relève ?

La télé-relève permet d’obtenir les relevés des compteur et différentes informations sans avoir besoin d’accéder directement au compteur via un terminal portable. Le logiciel de facturation par compteur AGEDI est compatible avec certaines applications de télé-relèves afin de pouvoir exploiter ces informations sans avoir à les ressaisir. Si vous envisagez de mettre en place la télé-relève ou si vous souhaitez relier AGEDI avec votre dispositif existant, merci de suivre ces étapes : 1. Vérifier la compatibilité de votre dispositif de télé-relève avec AGEDI ; Les dispositifs compatibles sont : DIOPTASE (protocole SILEX) ITRON (protocole TEMETRA) NOGEMA (protocole XLS) Votre dispositif n'est pas compatible ? Envoyer un message au support technique support@agedi.fr pour nous donner tous les dé

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[PROXIMA] - [COMPTEUR] Comment activer les prélèvements automatiques ?

Se rendre dans le menu "Paramétrage" → "Facturation" → onglet "Facturation" puis cocher l’option  "Prélèvements automatiques". Renseigner l'Identifiant Créancier SEPA (ICS) ; Sélectionner les options voulues. Cliquer sur  pour accéder à la modification des mentions si besoin. Si vous souhaitez facturer les abonnés prélevés avec les abonnés non prélevés dans un même rôle, il suffit de cocher l’option  "Inclus dans le rôle global (à l'échéance) " Pour le calcul du rôle avec échéancier, renseigner : le titre de l'échéancier le nombre d'échéances voulues le numéro de l'échéance de régularisation la périodicité Une option permet également d'afficher sur la facture le détail des prélèvements déjà effectués. Pour savoir comment intégrer un abonné au prélèvement,  cliquer ici [1] [1] /knowsystem/w

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[PROXIMA] - [COMPTEUR] Comment ajouter un logo sur la facture ?

Aller dans l'onglet Paramétrage → Général →  Informations collectivité et cliquer sur le bouton "Importer" afin d'aller rechercher votre logo (Attention celui-ci ne doit pas dépasser la taille de 56Ko). Ensuite, cliquer sur le bouton "Enregistrer" en bas, à droite, ce qui va permettre de vérifier l'affichage du logo dans les renseignements de la collectivité. Enfin, sélectionner "Logo collectivité" avant de générer les factures que ce soit dans un rôle ou pour une facture individuelle.

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[PROXIMA] - [COMPTEUR] Comment ajouter un tiers solidaire ?

Voici la démarche pour rattacher un tiers solidaire à un abonné existant. Il est possible de définir sur chaque fiche abonné un ou plusieurs débiteurs solidaires du tiers principal. La solidarité entre ces débiteurs relève soit de la loi (époux par exemple), soit d’un contrat (colocataires par exemple). Ne pas confondre dette solidaire et dette conjointe. None [1] Les débiteurs solidaires apparaîtront dans les flux envoyés à la DGFIP mais seul le débiteur principal recevra l’avis des sommes à payer à son nom. 1. Se rendre dans la fiche de l'ancien abonné (menu Gestion → Abonnés -ou- en utilisant le champ de recherche en haut à droite de l'écran) 2. Cliquer sur pour modifier les informations abonnés; 3. Cliquer sur  . Vous pouvez rechercher un tiers existant ou en créer un nouveau ; 4. Le t

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[PROXIMA] - [COMPTEUR] Comment avoir la liste des abonnés ayant un prorata ?

Aller dans l'onglet Facturation → Rôles courants et renseigner les éléments nécessaires pour la création du rôle, puis cliquer sur le bouton "Créer". Se rendre dans la colonne "Prorata" et sélectionner "oui" afin d'obtenir la liste des abonnés ayant un prorata.

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