Procédure Interne Activation PES ASAP ORMC (ENSU)

Contexte

Le PES ASAP ORMC ou ASAP PDF ORMC (ENSU) consiste à intégrer toutes les factures au format PDF dans les flux ORMC. Lors du dépôt de l'ORMC, Hélios lance l'édition/mise sous pli et l'envoi des factures auprès du Centre éditique de la DGFIP (Meyzieu). Note : Les factures à destination de la sphère publique sont toujours déposées sur le portail Chorus.

La fonctionnalité est en place dans les logiciels suivants :

  • Win-EAU (version métropole)
  • Win-FAC (version métropole)
  • Web-Compteur
  • Web-Multi-Facturation

Cette évolution n'est pas une obligation à ce jour mais de plus en plus de trésoreries vont aller en ce sens. En effet, presque toutes les Trésoreries refusent de mettre en place le CLIC'ESI+ sur de nouvelles collectivités étant donné que rentre en vigueur le PES ASAP ORMC (2eme semestre 2021).

Si des collectivités souhaitent mettre en place cette fonctionnalité, merci de suivre cette procédure. En effet, une validation préalable par la MDD peut être nécessaire avant le dépôt de l'ORMC sur Hélios.

Note : la collectivité doit avoir l'accord de la trésorerie pour passer en PES ASAP ORMC

Procédure

(vous pouvez utiliser la macro « Procédure ORMC ENSU » afin de ne rien oublier)

1. Saisir dans votre appel :

  • Gamme (win, web)
  • Logiciel (eau, fac)
  • Version (en web, la version est indiquée en haut à droite en cliquant sur le petit "i")
  • TIP SEPA (oui ou non)

2. Vérifier dans le fichier ci-dessous si le format est validé

P:\Groupes de Compétences\FACTURATION\ASAP_ORMC.xlsx

 ne pas modifier le fichier XLSX svp

Ci-dessous un récapitulatif validé par la MDD (au 26/08/2022)


 

WIN-EAU - Note concernant le TIP SEPA : Si la collectivité a déjà fait tous les tests de validation auprès du centre éditique, qu'elle utilise donc déjà le TIP SEPA, elle peut activer le PES ASAP ORMC.

Si elle utilise le PES ASAP ORMC et qu'elle veut activer le TIP SEPA (non recommandé : conseiller de passer en NG), elle devra faire tous les tests requis avec le centre éditique (cf. notice activation TIP SEPA)

2.a. Sans validation MDD

Pas de phase de test, utiliser obligatoirement la macro Zendesk "Mail :: Activation PES ASAP ORMC (sans validation)" (même en cas de paramétrage en direct car nous avons besoin du marqueur "pes_asap_ormc_ensu") et ajouter le lien vers la notice d'activation :

 

2.b Avec validation MDD

Une phase de test est donc obligatoire.

Si la demande est par mail, utilisez la macro "Mail :: Activation PES ASAP ORMC (avec validation MDD)"

Si la demande est par téléphone, exposer les pré-requis.

      • Avoir préparé la facturation (rôle calculé) ;
      • Disposer d'un délai pour faire la facturation car les tests peuvent durer plusieurs semaines ;

Si toutes les conditions sont remplies :

      • Activer l'option dans le paramétrage du logiciel ;
      • Recalculer le rôle, générer le fichier ORMC ;
      • En cas de gamme win, récupérer une sauvegarde (ne pas inclure les rôles archivés) ;

Transmettre les éléments en abonnant le groupe de compétence facturation au ticket et le laisser en statut "Ouvert".

Une personne du groupe prendra le relais et s'affecte le ticket entrant et vérifie les éléments reçus. Si tout est ok, elle le passe en statut "En attente".

Elle crée ensuite une tâche REDMINE dans le bon projet REDMINE avec pour information :

EmilieV ou MickaelB échangent par mail avec la MDD (bureau CL2C) et mettent à jour la tâche REDMINE au fur et à mesure de l'évolution.

Lorsque le test est terminé, la tâche doit passer à "Résolu". La personne ayant créé la tâche REDMINE prend alors contact avec la collectivité et passe le ticket ZENDESK en "Résolu", puis clôt la tâche REDMINE.

La collectivité n'a plus qu'à déposer son fichier ORMC sur HELIOS. Si le délai du test était long, il est recommandé de recalculer le fichier ORMC afin de mettre les bonnes dates d'envoi, de paiement et de prélèvement.