[PROXIMA] - [ASSEMBLÉE] - La gestion des suppléants

PROXIMA FAQ

En principe la notion de suppléants s'applique uniquement dans les conseils communautaires et les comités syndicaux.

Lexique :

Titulaire : Élu qui représente sa commune dans l'assemblée délibérante. La désignation se fait dans l'ordre du tableau de la commune membre pour les communautés de communes et par scrutin pour les syndicats.

Suppléant : Autre élu de la commune, désigné pour remplacer le titulaire en cas d'empêchement.

Le suppléant peut être désigné pour remplacer nominativement ou non un titulaire.

La notion de Titulaire / Suppléant est à distinguer de celle de Procuration.

Procuration (ou pouvoir, élu représenté) : Élu titulaire qui, dans l'incapacité d'être présent à la réunion de conseil, donne mandat à un autre titulaire pour les votes des délibérations. Cette disposition s'applique à toute collectivité, commune, communauté de communes ou syndicat.


Sommaire

1/ Paramétrages

2/ Séance
    a/ Convocations
    b/ Liste de présence
    c/ Décompte des votes
    d/ Modèles de documents


1/ Paramétrages

Pour activer la gestion des suppléants, se rendre dans le menu "Paramétrage"  →  "Général" et cocher "Activer la gestion des suppléants" puis "enregistrer les modifications"

Ensuite, c'est au niveau de chaque élu que l'on indiquera son statut de Titulaire ou Suppléant :

Pour cela, se rendre dans le menu   "Paramétrage"  →  "Élus" et cliquer sur l'icône  en bout de ligne pour accéder aux informations de l'élu.

Si l'élu est désigné comme titulaire, choisir s'il peut être suppléé par n'importe lequel des suppléants ou par un suppléant spécifique : 

Valider la saisie après chaque modification pour enregistrer.

Si l'élu est désigné en tant que Suppléant, associer un titulaire spécifique ou laisser "Non permanent" en cas de désignation non nominative.


2/ Séance

a/ Convocations

Par défaut les convocations s'envoient uniquement aux titulaires, pour modifier la liste des destinataires, cocher ou décocher les élus concernés.

b/ Liste de présence

Sélectionner ici le statut de l'élu au regard de sa présence.

- Pour donner un pouvoir, choisir "représenté" et sélectionner l'élu qui a reçu la procuration ;

- Pour saisir un suppléant, choisir "absent" ou "excusé" et sélectionner le suppléant. Modifier le statut du suppléant pour qu'il soit comptabilisé comme "présent".


c/ Décompte des votes

Le nombre total de votes exprimés dépend du nombre d'élus présents, suppléés ou représentés : 

- Un élu présent compte pour un vote ;

- Un élu présent non votant ne compte pas comme présent ni pour les votes, mais est comptabilisé comme "en exercice" ;

- Un élu absent ou excusé non suppléé est compté "en exercice" ;

- Un élu qui a reçu un pouvoir compte pour un présent mais pour deux votes exprimés, l'élu qui a donné le pouvoir est également compté "en exercice" mais pas "présent" ;

- Un élu suppléé par un suppléant compte pour un présent et pour un vote.

Dans l'exemple ci-dessous, il y a donc 9 membres en exercice,  6 présents pour un total de 7 votes exprimés :



d/ Modèles de documents

 
Le champ de fusion «SeaEluAbsExc»  représente la liste des élus "Absents et Excusés" assortis de leur suppléant le cas échéant.
Les modèles AGEDI contiennent ce champ, il n'est donc pas nécessaire de modifier les modèles.



Pour en savoir plus sur la modification des modèles cliquer ici.