[PROXIMA] - [COMPTA] Comment gérer les marchés publics ?

PROXIMA FAQ

La présente notice décrit l’activation et la gestion des marchés publics dans les logiciels de comptabilité.

Attention, une activation doit être réalisée en amont côté Trésorerie. 

1 - Activation

Pour activer la gestion des marchés publics dans votre logiciel, se rendre dans le menu Utilitaires - Paramétrages puis dans l’onglet "Options" cocher la case "Gestion des marchés publics" comme indiqué ci-dessous, dans la partie "Fonctionnalités"


L'option "Proposer uniquement les marchés ayant fait l'objet d'un flux PES", quand elle est activée, permet de filtrer les marchés dans la liste. 

 Seuls les marchés créés après la mise en place du PES marché sont concernés par ce filtre.


2 - Gestion des marchés publics

Pour gérer vos marchés publics, utiliser le menu Initialisation - Marchés publics et accéder à la liste des marchés en cours.


Sur la partie haute du module, un bouton permet d'afficher les marchés obsolètes (masqués par défaut)

Pour chaque marché, en bout de ligne, dans la colonne "Actions", le bouton  permet d'accéder à un marché existant afin de le modifier. Utiliser le bouton  pour supprimer un marché (une confirmation sera demandée) 

Le bouton IMPRIMER permet d'imprimer la liste des marchés.

Le bouton GENERER UN FLUX PES MARCHE permet de créer le flux pour l'envoi en trésorerie.

Le bouton AJOUTER UN MARCHE PUBLIC permet de créer un nouveau marché (voir ci-dessous)

a - Création des Intervenants

Avant de créer un marché public, veiller à vérifier que les intervenants de ce marché existent déjà en tant que créancier dans le logiciel. Sinon les créer.

Par intervenant, il faut comprendre :

- l'acheteur (en règle générale la commune) ;

- les titulaires, les co-traitants ;

- les sous-traitants.

Lorsque plusieurs entreprises répondent ensemble au marché, en mutualisant leurs moyens professionnels, il s'agit de co-traitance.
Lorsqu'une entreprise confie à un autre l'exécution d'une partie des prestations, on parle alors de sous-traitance.

b - Création/Modification du marché

  • Dans le premier onglet, "Fiche Marché", les champs indiqués en rouge sont obligatoires.

Il s'agit des caractéristiques du marché : description et conditions d'exécution. 

Marché obsolète ou terminé

Cocher cette case si le marché est arrivé à terme ou annulé

Celui-ci sera automatiquement masqué des différents états et éditions du logiciel

Identifiant du contrat

(Année et Numéro interne) 

Identifiant unique du marché, qui sera véhiculé sur HELIOS.

Il n’y a pas de règles spécifiques pour la numérotation

URL profil acheteur *

Adresse du site internet de la plateforme de dématérialisation utilisée pour la publicité (ex : https://agedi.achatpublic.com/)

Objet principal du marché

Désignation complète du marché

Lieu d'exécution

Utiliser le menu déroulant et remplir les cases selon le mode choisi (code INSEE + désignation)

* Si le marché n'est pas soumis à l'obligation de dématérialisation, remplir le champ par "XXX".

  • L’onglet "Acheteurs" recense la liste des acheteurs 


Cliquer sur AJOUTER UN ACHETEUR puis le menu déroulant pour parcourir la liste des créanciers.

La collectivité passant le marché est en général l'acheteur principal mais il peut y avoir d'autres collectivités associées au marché public. Le SIRET est obligatoire.

Renseigner le montant HT notifié pour chaque acheteur.

Les deux onglets suivants permettent de saisir les Titulaires/Co-Traitants et les Sous-Traitants.

  • L’onglet "Titulaires/Co-Traitants" affiche la liste des titulaires du marché public ainsi que les conditions d'exécution 


Cliquer sur AJOUTER UN CREANCIER pour parcourir la liste des créanciers. Le SIRET est obligatoire.

Renseigner le type (titulaire ou co-traitant), le montant HT notifié et sélectionner l'acheteur.

Les champs en rouge sont obligatoires.

La colonne "Réalisé" se complétera au fur et à mesure du mandatement.

  • L’onglet "Sous-Traitants" affiche la liste des sous-traitants du marché public ainsi que les conditions d'exécution 


Cliquer sur  AJOUTER UN SOUS-TRAITANT pour parcourir la liste des créanciers. Le SIRET est obligatoire.

Renseigner le montant HT notifié ainsi que le titulaire/co-traitant associé à ce sous-traitant.

À noter que le montant total notifié renseigné dans l'onglet "Acheteurs" doit être égal à la somme des montants notifiés "Titulaires" et "Sous-Traitants".

La colonne "Réalisé" se complétera au fur et à mesure du mandatement.

Le type d'avance est obligatoire.

  • L'onglet "Pièces Jointes" permet d'ajouter des pièces au dossier.

Cliquer sur le bouton CHOISISSEZ LES PIECES JOINTES A AFFECTER pour parcourir l'ordinateur ou utiliser le "glisser-déposer"

Pour les collectivités qui réalisent du PES MARCHE, ces pièces justificatives sont envoyées à la DGFIP via le flux initial. Les pièces justificatives ne doivent donc pas être envoyées en pièces jointes de vos mandats et titres de marchés étant donné que votre Trésorier les aura déjà reçues avec le flux PES MARCHE initial. 

 c - Recensement

Le bouton RECENSEMENT vous permet d’éditer la fiche de recensement modèle 2012 à transmettre à l’Observatoire économique de la commande publique (OECP) – anciennement OEAP. La procédure de dépôt dématérialisée est obligatoire depuis le 1er janvier 2018 pour tous les marchés notifiés à partir de 2018.

 

3 - Flux PES MARCHÉ 


a - Flux initial

Une fois le marché saisi, il faut déposer un flux PES MARCHÉ sur la plateforme Helios.

Les mandats et les titres ne doivent pas être envoyés avant la transmission du flux initial.

Afin de créer un flux initial PES MARCHÉ, cliquer sur GENERER UN FLUX PES MARCHE, sélectionner le marché puis sur GENERER LE FICHIER PES.

Au niveau du numéro de séquence d'envoi laisser le chiffre 1, puis cliquer sur VALIDER.

Le Tiers de télétransmission ne permet pas encore d'envoyer les flux PES Marché, par conséquent, cliquer sur TELECHARGER LE FLUX PES et déposer le flux manuellement sur Hélios.


Si après envoi du flux, vous avez un retour acquittement ACK KO :

1. Apporter les modifications nécessaires

2. Sélectionner le marché et refaites le flux.

3. Laisser le numéro de séquence d'envoi à 1 et renvoyer le flux (ne pas cocher "erreur matérielle"). 

Si le flux initial doit être renvoyé parce que des données auraient été saisies erronées (flux bien reçu en Trésorerie avec ACK OK), renvoyer un flux PES MARCHÉ initial en mettant 2 au niveau du numéro de séquence d'envoi et en cochant la case "Correctif erreur matérielle".

Il s'agit là de corriger une faute de frappe mais pas d'enregistrer une modification du marché.

A chaque création de nouveau marché, le numéro de séquence initial doit toujours être le 1.

 

b - Flux modificatif

Il est possible de réaliser un flux modificatif pour ces différentes raisons :

 - Modification de Montant et/ou Durée

Si tel est le cas, revenir sur le marché (onglet "Fiche Marché") et modifier le montant et/ou la durée.

Automatiquement, le delta dans la partie "Modifications" en haut de l'écran se calculera.


Modification Titulaires/Co-traitants

Si tel est le cas, modifier l'onglet Titulaires / Co-traitants. 

Déclaration/Modification sous-traitants

Si tel est le cas, modifier l'onglet Sous-traitants.

Afin de réaliser le flux PES Marché modificatif, revenir sur la liste des marchés, cliquer sur GENERER UN FLUX PES MARCHE, sélectionner le marché et dans le suivi des envois, cliquer sur le bouton GENERER PES MARCHE MODIF.

Développer ensuite la modification dont il est question et compléter.


S'il s'agit de la première modification, mettre le chiffre 1 au niveau du numéro de la modification globale.

Au niveau du numéro de séquence, ajouter +1 au numéro de la séquence d'envoi du flux initial (souvent 2 pour la première modification, 3 pour la 2ème modification, etc.).

Renseigner aussi le numéro de la modification propre à la modification.

Donc si le marché subit une deuxième modification mais que celle-ci concerne les titulaires, il faudra renseigner comme ci-dessous :


4 - Affectation des marchés aux mandats et titres


Une fois le flux PES MARCHÉ initial déposé, il est possible de créer des écritures liées au marché.

Pour affecter un marché public à un mandat (ou à un titre), cliquer sur la case  dans la colonne "Marché".


Sélectionner ensuite le marché puis saisir le montant à ventiler.