[PROXIMA] - [COMPTEUR] Comment mettre en place le TIP SEPA ou le Talon Optique ?

PROXIMA FAQ

Sommaire

1 - Présentation de TIP SEPA / Talon optique

2 - Activation

3 - Configuration des codes produits

4 - Mise en place du TIP SEPA

5 - TIP SEPA : Intégration des fichiers retour ORDOTIP SEPA

1 - Présentation de TIP SEPA / Talon optique

Le TIP SEPA (titre interbancaire de paiement au format SEPA) et le Talon optique sont des moyens de paiement par débit en compte ponctuel proposé par la DGFiP. L'abonné dispose d’un talon détachable au bas de sa facture qu’il signe et envoie au centre d’encaissement DGFiP.

Le Talon Optique doit être accompagné d'un chèque comme mode de règlement.

Pour le TIP SEPA,  l'abonné peut choisir le prélèvement en ayant auparavant fourni un RIB ou payer par chèque.

Après avoir validé la mise en place du dispositif conjointement avec le comptable et le Correspondant Moyen de Paiement Départemental (CMP), la collectivité signe une convention avec le Centre d’encaissement des finances publiques et réalise une série de tests avant la mise en production.

warning.png Attention ! Avant de suivre le reste de cette notice, s'assurer de disposer les codes suivants fournis par votre perception 

du "Numéro codique",

du "Code émetteur générique"

du "Code établissement"

du "Code recette",

du "Numéro ICS (ou identifiant créancier SEPA)" (dans le cadre de l'activation TIP SEPA uniquement)

2 - Activation

Pour activer le Talon dans le logiciel de facturation par compteur, aller au menu "Paramétrage" → "Facturation", puis allez sur l'onglet "Paiement" et cochez la case "TIP SEPA / Talon optique".

Cette fonctionnalité n'est pas compatible avec la facturation en PES Titres Individuels. En effet, dans ce cas, c'est le logiciel de comptabilité qui établira un PES ASAP éditique avec talon optique.

L’écran suivant se déroule :


Il est possible de choisir "TIP SEPA" ou "Talon optique".

Renseignez :

  • l'Identifiant Créancier SEPA (ICS) ;
  • le Numéro Codique (ou identifiant poste comptable) de votre trésorerie ;
  • le Code émetteur générique déterminé par le centre d’encaissement en accord avec la DGFIP (6 caractères numériques) ;
  • le Code recette ;
  • le Code établissement.

Pour la mise en place du "Talon optique", renseignez uniquement :

  • le Numéro Codique (ou identifiant poste comptable) de votre trésorerie ;
  • le Code émetteur générique déterminé par le centre d’encaissement en accord avec la DGFIP (6 caractères numériques) ;
  • le Code recette ;
  • le Code établissement.


En dessous, vous pouvez éventuellement personnaliser le message qui apparaîtra au niveau du talon détachable. Une fonctionnalité permet de "Restaurer le texte par défaut".

Dans l'encadré du bas, sélectionnez le centre d'encaissement grâce au menu déroulant.

                                                                                            

Utiliser le bouton "Valider" pour enregistrer vos modifications.

3 - Configuration des codes produits

En général, le code recette détermine les codes produits qui doivent avoir les deux premiers caractères identiques.

Exemple : EA1, EA2, EA3, EA4 ou 011, 012, 013, 014, … 

Rendez-vous dans le menu  "Paramétrage" → "Général" et cliquez sur l'onglet "Codes produits".

Commencez par utiliser la fonction "Recherche" pour vérifier si les codes produits existent.


S'ils n'existent pas, les ajouter en cliquant sur .

Ensuite, retournez dans le menu "Paramétrage" → "Facturation", onglet "Facturation", puis allez dans la partie "Elément de facturation" afin de choisir les codes produits adéquats.


 

En parallèle, dans le logiciel de comptabilité, il conviendra d’ajouter (s’ils n’existent pas déjà) les mêmes codes produits (menu "initialisation" → "codes produits" → ).

4 - Mise en place du Talon

Le gabarit standard est le suivant :

                                                                                   

Une phase de test est préalable à l'utilisation du Talon.

En pratique, générez une première facture à faire valider par la trésorerie. En retour, si des consignes vous sont retournées, ajuster le TIP au millimètre près.

Cet ajustement se fait au moment de l'édition des factures.


 Différentes phases de mise en place sont prévues par le cahier des charges, ces phases peuvent varier en fonction de votre centre d’encaissement de rattachement, à savoir :

  • Pré-validation : Une première maquette (facture complète) est transmise au correspondant moyen de paiement (CMP) Départemental  puis transmise au Centre d’encaissement DGFiP pour validation. Assurez-vous d'avoir préalablement vérifié et ajuster les paramétrages d'impression.
  • Vérification de la lecture optique : Envoi de 20 factures pour vérification de la police des caractères et du cadrage des lignes.
  • Validation finale : Envoi de 200 factures dont au minimum 100 avec coordonnées bancaires (uniquement pour le TIP SEPA) déjà renseignées ainsi que 100 enveloppes retour à fenêtre séparées pour le traitement. Intégration du fichier retour ORDOTIP SEPA par l’ordonnateur (uniquement pour le TIP SEPA).
  • Mise en production : Ne peut intervenir qu’une fois le feu vert donné par le Centre d’encaissement. 

Cette procédure peut être amenée à évoluer en fonction des spécifications, merci de vous référer en priorité aux instructions qui vont ont été communiquées.

Pour mener ces tests, nous vous conseillons d’archiver la facturation en cours et calculer un rôle factice afin de pouvoir produire les factures à tester.

Le talon / TIP SEPA doit apparaitre au bas de la facture comme indiqué si dessous. Si la facture fait plusieurs pages, le talon se situe sur la première page.

                                                                                        


 

Il est recommandé de générer ses factures avec les mentions à part pour éviter une mise en page inesthétique.


4 - TIP SEPA : Intégration des fichiers retour ORDOTIP SEPA

En période de test et de production, vous recevrez par courrier électronique les fichiers de retour ORDOTIP SEPA afin de mettre à jour les informations bancaires de vos abonnés dans Win-EAU. Le cas se présente quand vos usagers changent d’informations bancaires et joignent un RIB au talon détachable.

Après avoir téléchargé votre fichier ORDOTIP SEPA, se rendre ensuite dans le menu "Gestion" → "Abonnés" → "Gérer ORDOTIP" → "Importer".

                                                                                      
 

Sélectionnez le fichier à intégrer puis cliquez sur "Importer".