[WEB] - [COMPTABILITÉ] Comment saisir des dépenses et des recettes ?

Cette notice décrit les différentes manipulations permettant de saisir des dépenses et des recettes.


1. Saisie des dépenses

Aller dans le menu Travail → Mandats puis cliquer sur le bouton  afin de saisir une nouvelle dépense.


a. Créancier

Le logiciel propose la liste des créanciers existants. Il est alors possible de sélectionner un tiers, créer un nouveau tiers, modifier un tiers existant , ...

Une fois le tiers sélectionné, d'autres options sont disponibles :


 : Permet de changer le tiers

 : Permet de consulter l'historique du tiers 

 : Permet de modifier les informations du tiers

 : Permet d'accéder à la Gestion Electronique de Documents (GED) du tiers

 : Permet de créer un nouveau tiers


b. Imputations

Après avoir sélectionné le tiers, le logiciel propose la liste des articles déjà utilisés pour ce dernier.


  • Le bouton  permet d'ajouter une nouvelle ligne (écriture multi-imputations)
  • Le bouton  permet de retrouver la liste des articles déjà utilisés pour ce tiers mais également d'accéder au plan comptable


  • L'imputation se renseigne dans la colonne "Article"
  • La colonne "Opération" se dégrise s'il s'agit d'un article d'investissement (opération 0 ou choix d'une opération d'équipement)
  • La colonne "Montant" permet de saisir le montant de la dépense
  • La colonne "Nature de la dépense" permet de décrire la dépense
  • La colonne "Op. ordre" se complète automatiquement en fonction de l'article (possibilité de le modifier si besoin - suivant le plan comptable)
  • La colonne "Services" permet d'affecter le montant de la ligne au(x) service(s) sélectionné(s)
  • La colonne "Marché" permet d'affecter le montant de la ligne au marché sélectionné
  • Le bouton présent dans la colonne "Actions" permet de supprimer la ligne

Apparait au-dessous la somme disponible sur l'article mais également sur le chapitre.

 

c. Dates et délais



  • La date d'émission est automatiquement complétée par la date du jour 
  • La date de réception de facture doit être obligatoirement renseignée 
  • Le logiciel calcul automatiquement la date limite de paiement pour l'ordonnateur (20 jours) ainsi que le délai global (30 jours à compter de la date de réception)
  • Possibilité d'indiquer un paiement différé


d. Typage et références

  • Le typage et la nature du mandat sont complétés automatiquement en fonction de l'article budgétaire.

Possibilité de les modifier.

Liste des typages possibles :

Liste des natures possibles : 

  • Possibilité de sélectionner une régie (à condition qu'une régie de dépenses ait été créée dans le logiciel en amont)
  • Les références du mandat se dégrisent en fonction du typage sélectionné
  • La partie "Détail pièce" permet d'indiquer le descriptif de la pièce justificative. A noter que cette case se complète automatiquement dès l'ajout d'une PJ au mandat.


e. Autres informations



La partie "Autres informations" permet d'indiquer des commentaires internes (non véhiculés dans les flux PES).

Lors de l'affectation d'un mandat à l'inventaire, le numéro d'inventaire apparait automatiquement dans cette case. 


f. Pièces justificatives

Cliquer sur le deuxième onglet "Pièces justificatives" permet d'ajouter des PJ au mandat.

Pour cela, trois options :

  • "Ajouter pj depuis poste local" : Permet d'ajouter une PJ depuis un dossier présent dans l'ordinateur
  • "Ajouter pj depuis Assemblée" : Permet de récupérer un acte depuis le logiciel Web-Assemblée
  • "Afficher les pièces jointes en attente d'affectation" : Permet de faire afficher les PJ en attente d'affectation (indiquer dans le menu Initialisation → Gestion des pièces jointes)

Il est alors possible de définir une PJ comme "récurrente". Attention, elle doit obligatoirement avoir été envoyé et reçu une première fois par la Trésorerie.

La colonne "Actions" permet de visualiser la PJ et de la supprimer si besoin.


g. Affectation d'un mandat à l'inventaire 


Lors de la création d'un mandat au 20.., 21.., 22.. et 23.., le typage doit être "investissement".

Mais, dès validation de l'écriture, cet écran apparait :

La colonne "Inventaire" permet d'affecter l'écriture à une fiche inventaire existante, mais offre également la possibilité de créer une nouvelle fiche inventaire. 

  • "Joindre la fiche inventaire" permet d'intégrer automatiquement la fiche inventaire en PJ du mandat 
  • "Définir les amortissements" permet de calculer en suivant la tableau d'amortissement (si besoin)

Après avoir affecté l'écriture à l'inventaire, la nature du mandat se modifie automatiquement afin de basculer "Inventaire".

Si le mandat ne doit pas être affecté à l'inventaire, cliquer sur "Fermer" lorsque cet écran apparait. 


2. Saisie des recettes 


Le principe est le même que pour les mandats détaillé précédemment.

Ci-dessous quelques spécificités concernant les titres :

 


  • Possibilité de mettre en place les prélèvements automatiques.
  • Possibilité d'ajouter un tiers solidaire. Ce dernier est véhiculé dans le flux PES afin que la DGFIP puisse récupérer l'argent auprès de ce tiers si le tiers principal ne paie pas sa dette.



  • Obligation de sélectionner un code produit dans la liste déroulante



  • Possibilité de mettre en place le PESASAP afin de dématérialiser les avis des sommes à payer.  Pour plus d’informations sur le PESASAP, consulter cette Notice