[WEB] - [PAY] Comment mettre en place une mutuelle ?

Définitions :

Mutuelle Santé : La mutuelle santé permet de rembourser des frais liés à des soins médicaux.
Mutuelle Prévoyance : L’assurance prévoyance anticipe certains accidents en garantissant le maintien du niveau de vie en cas de décès, de dépendance, d’invalidité ou d’incapacité de travailler.

Pour les personnels de la Fonction Publique Territoriale, il existe 2 procédures :

La labellisation : L’agent choisit un contrat auprès d’un organisme labellisé qu’il convient de sélectionner parmi la liste publiée par le gouvernement. Si la collectivité décide de participer financièrement et d’opter pour la labellisation, elle doit financer tous les contrats labellisés et ne peut faire un choix entre plusieurs contrats.

La convention de participation : La collectivité fait un appel d’offre pour mettre en concurrence les différents organismes de mutuelle. Par la suite la collectivité signe une « convention de participation » avec l’organisme retenu. Dans le cas de la convention, il ne peut y avoir qu’un seul organisme par risque (santé / prévoyance). Les agents sont libres d’adhérer ou non aux organismes sélectionnés par la collectivité.

1 - Personnes concernées 

2 - Calcul

3 - Mise en place dans le logiciel

4 - Exemple de bulletin (Agent CNRACL)

5 - Exemple de bulletin (Agent IRCANTEC)



1 - Personnes concernées

Tous les agents publics titulaires ou non titulaires.
Quel que soit la procédure retenue (labellisation ou convention), la collectivité doit prendre une délibération concernant la mise en place de la mutuelle.


2 - Calcul

a - Participation du salarié

Dans le cas de la labellisation, le salarié peut procéder au paiement de sa cotisation comme il le souhaite (directement auprès de l’organisme ou par prélèvement sur son salaire). Dans le cas de la convention de participation, le paiement de la cotisation se fait par prélèvement sur le salaire de l’agent.


b - Participation de l’employeur

La participation des collectivités constitue une aide à la personne. Elle est versée sous forme d'un montant unitaire par agent, soit directement aux agents, soit aux organismes qui la répercutent intégralement en déduction de cotisation ou de la prime due par l’agent.

Cette participation est considérée comme un avantage en nature et à ce titre, est imposable et soumise à cotisations.



3 - Mise en place dans le logiciel

a. Créer l'organisme

Il convient en premier lieu de créer l’organisme et la caisse relative à votre établissement de mutuelle (si ce n’est pas déjà fait). Pour cela, utiliser le menu "Initialisation" → "Organismes", cliquer sur le "plus"  en haut à droite de l'écran et compléter les informations demandées.


 Après avoir cliqué sur "Valider", le logiciel vous proposera de créer et d'attribuer la caisse du même nom que l'organisme, c'est à ce niveau que la périodicité de versements sera définie.


b. Ajouter le complément

Une fois l'organisme créé, la mise en place des mutuelles dans le logiciel se fait via la partie "Compléments" de la fiche contrat de l’agent. La fiche contrat de l’agent est accessible via le menu "Initialisation" → "Agents", cliquer sur "modifier" sur l’agent concerné (colonne "actions"), dans l'onglet "contrats" cliquer sur le contrat, depuis cet écran l'onglet "compléments" apparaitra.  Cliquer ensuite sur "Ajouter"  , sélectionner dans le menu déroulant le complément voulu et compléter le formulaire.


Pour choisir le complément approprié à la situation, se référer à la liste détaillée dans le chapitre 3-C "Choix du complément".

Selon le complément choisi, renseigner le(s) taux ou le(s) forfaits correspondants. Dans certains cas, la caisse de mutuelle concernée peut être renseignée. Pour les autres cas, se référer à la procédure décrite dans le chapitre 3-D "Affectation aux caisses de mutuelles".

Si l'assiette de cotisation prévue intègre le régime indemnitaire, cocher la case correspondante.

Les compléments peuvent également être accessibles via le menu "Initialisation" → "Compléments". En passant par ce menu, il est possible de gérer (en vue détaillée ou transverse) la mise en place de la mutuelle pour plusieurs agents ce qui évite de passer dans chaque fiche agent pour saisir les montants.

La vue détaillée permet de modifier le complément, la vue transverse également mais de manière plus rapide et propose de propager les nouveaux éléments sur d'autres agents.

c. Choisir le complément

Pour aider à choisir le bon complément,  les tableaux ci-dessous résument les compléments à mettre en place depuis la fiche contrat des agents pour la participation salariale et éventuellement patronale au financement d’un régime de protection sociale complémentaire.

En cas de procédure de labellisation :
- Cas où la participation de l’employeur est versée au salarié :


Part salariale

Participation de l’employeur

Complément  à utiliser

Part. salariale Prévoyance (labellisation)

 

Part. salariale Santé (labellisation)

Particip. patronale Prévoyance (labellisation)

 

Particip. patronale Santé (labellisation)


Eléments  à renseigner

Taux ou montant forfaitaire

Caisse correspondante

Montant forfaitaire

Lignes correspondantes sur le bulletin

6615 pour le risque Santé

6614 pour le risque Prévoyance

4005 pour le risque Santé

4006 pour le risque Prévoyance

- Cas où la participation de l’employeur est versée directement à l’organisme de mutuelle :


Part salariale Participation de l’employeur

Complément  à utiliser

Mutuelle Prévoyance versement direct (labellisation)

Mutuelle Santé versement direct (labellisation)

Mutuelle Prévoyance versement direct (labellisation)

Mutuelle Santé versement direct (labellisation)

Eléments  à renseigner

Taux ou montant forfaitaire

Caisse correspondante

Montant forfaitaire

Lignes correspondantes sur le bulletin

6616 pour le risque Santé

6619 pour le risque Prévoyance

Idem et éventuellement ligne 6618 et/ou 6617 si la participation de l’employeur vient en déduction de la cotisation salariale

En cas de procédure de convention :


Part salariale

Participation de l’employeur

Complément  à utiliser

Mutuelle Santé (convention)

Mutuelle Prévoyance (convention)

Mutuelle Santé (convention)

Mutuelle Prévoyance (convention)

Eléments  à renseigner

Taux ou montant forfaitaire

Taux ou montant forfaitaire

Lignes correspondantes sur le bulletin

6610 pour le risque Santé

6601 pour le risque Prévoyance

Idem et éventuellement ligne 6613 et/ou 6602 si la participation de l’employeur vient en déduction de la cotisation salariale

d - Affectation aux caisses de mutuelle

Pour la procédure de labellisation, la caisse de cotisation est à indiquer au niveau du complément. Pour la procédure de convention, il est nécessaire de lier les lignes fixes (6610,6601) aux caisses de mutuelles. Il faut également lier les lignes de déductions de la participation employeur (6613,6602) aux caisses concernées.

Pour cela, il faut aller dans "Initialisation" → "Lignes de bulletin" → onglet "Cotisations" cliquer sur "modifier" sur la ligne concernée :

Ces lignes sont fixes donc certains éléments sont non modifiables. Toutefois, la caisse et l’article budgétaire (pour la part patronale) sont parfaitement modifiables.
Ensuite sélectionner la caisse de cotisation dans la liste déroulante.

Si aucune caisse n’existe pour votre mutuelle, il faut revoir les instructions indiquées dans le chapitre 3-A "Création de l’organisme" précédent.


4 - Exemple de bulletin (Agent CNRACL)

Soit un agent CNRACL pour le risque prévoyance avec une procédure de labellisation. Le salarié cotise 15€, l’employeur participe forfaitairement à hauteur de 5€, la participation de l’employeur est versée au salarié.

Aperçu des compléments dans la fiche contrat de l’agent :

Aperçu du bulletin :

Des cotisations s’appliquent sur ces participations :
Pour les agents CNRACL :

- CSG-RDS sur 100% du montant de la participation
- RAFP

Note : Ces cotisations sont applicables sur la participation employeur indépendamment de la procédure retenue par la collectivité (labellisation ou contrat de convention). Le montant de la participation employeur ne peut pas excéder le montant de la participation du salarié et doit entrer dans l’imposable.


5 - Exemple de bulletin (Agent IRCANTEC)

Soit pour un agent IRCANTEC pour le risque santé avec une procédure de convention. Le salarié cotise 30€, l’employeur participe forfaitairement à hauteur de 15€, la participation de l’employeur vient en déduction de la cotisation salariale.

Aperçu du complément dans la fiche contrat de l’agent :

Aperçu du bulletin :


Des cotisations s’appliquent sur ces participations :
Pour les agents IRCANTEC :

- CSG-RDS sur 100% du montant de la participation
- Toutes les cotisations (URSSAF, IRCANTEC, POLE EMPLOI,…)