Nature : Indique qu’il s’agit d’une délibération. Pour les actes non liés à une séance comme les arrêtés, utiliser le module « Autres Actes » du logiciel.

Registre : Le logiciel propose par défaut le registre des délibérations s’il existe dans le paramétrage. Le choix du registre conditionne la numération des actes à adopter. Pour plus de détails, consulter les paramétrages du logiciel.

Numéro : Indiquer ici le numéro de l’acte (sur 15 caractères maximum sans caractères spéciaux, seul le « _ » (tiret du 8) qui est autorisé). E-Assemblée détermine le dernier numéro disponible en fonction des actes déjà créés pour le registre déterminé.

Pour modifier ce numéro ou pour rechercher le dernier numéro libre cliquer sur les boutons fléchés. La numérotation des actes doit se suivre de manière continue et cohérente avec le registre choisi. Dans le cas de la réalisation d’une délibération rectificative (suite à annulation) il est possible d’ajouter des suffixes « BIS » au numéro (par exemple) ou de prendre un nouveau numéro.

Code matière : Il s’agit de la classification de l’acte selon la nomenclature officielle de la Préfecture. Cliquer sur le bouton […] pour accéder au détail.

Si la nomenclature n’est pas encore disponible, la seule façon d’indiquer un code matière est de double-cliquer sur « Classification » après avoir cliqué sur […]. Noter que c’est une solution temporaire pour permettre d’enregistrer l’acte. Une fois la nomenclature récupérée, il faudra revenir modifier le code matière des délibérations.

Objet : Indiquer ici le nom de l’acte.

Thème : Indiquer ici le thème de votre acte (facultatif). Cette information n’est pas communiquée à la Préfecture (à ne pas confondre avec le code matière) et sert à classer les actes par thème à condition qu’ils aient été créés dans le paramétrage. Pour plus de détails, consulter les paramétrages du logiciel.

Modèle : Indiquer ici le modèle de document à utiliser pour mettre en forme l’acte. Les modèles de documents sont disponibles depuis le menu Utilitaires > Modèles. Le bouton ouvre directement la fenêtre de modification du modèle concerné, permettant d’apporter des corrections de manière plus conviviale.

Bouton « Récupérer une trame de rédaction de l’acte » : Ce bouton sert uniquement à faciliter la rédaction des actes qui seront à voter lors du renouvellement d’assemblées délibérantes. Il est possible d’importer dans le corps de l’acte des trames automatique qui correspondent aux désignations des délégués communautaires et des représentants des syndicats mixtes ouverts, l’élection des délégués intercommunaux et les indemnités de fonction de conseiller municipal titulaire ou non de délégation.

b - Rédaction de l’acte (barre d’outils)

Un traitement de texte intégré à E-Assemblée permet de saisir le corps de votre délibération. Ces informations ne sont pas à reporter dans l’acte (nombre de présents/votants, secrétaire de séance, titre de l’acte, etc.) car elles seront reprises automatiquement à l’aide du modèle de document choisi précédemment.

A l’instar de nombreux logiciels de traitement de texte une barre d’outils est disponible : ci-dessous les fonctions les plus courantes :

Exporter en PDF : Permet d’enregistrer le document à l’écran sous le format PDF (Adobe Reader, Foxit, etc.)
Impression directe : Permet d’imprimer le document à l’écran sur l’imprimante par défaut. E-Assemblée utilise l’imprimante par défaut de Windows.

Mise en page : Permet de changer, entre autres, les marges du document et les en-têtes/pieds de page. Cette fonction est particulièrement utile pour la mise en forme des modèles de document. Pour le corps de l’acte en lui-même, il n’est normalement pas nécessaire de changer la mise en page, cela doit être fait au niveau du modèle.

Correcteur orthographique : Permet de passer en revue le corps de l’acte.

Impression avancée : Permet de modifier les options d’impressions avant de lancer l’impression (choix de l’imprimante, format de sortie, etc.). Cette fonction peut être utile dans le cas où l’impression directe ne fonctionne pas comme prévu.

Ajouter une image : Permet de rechercher une image et de l’intégrer à votre acte. Il est également possible de faire un copier-coller d’images issus d’autres documents vers E-Assemblée.

Modifier une image : Permet de changer la mise en forme et le type de positionnement d’une image au sein du texte.

Bien évidemment, il est possible de copier-coller du texte à partir d’autres logiciels de traitements de texte comme Microsoft Word ou OpenOffice. Noter toutefois que les tableaux importés depuis Word peuvent poser problème, il est conseillé de les recréer manuellement dans E-Assemblée.

Certains problèmes de mise en page sur l’acte définitif sont aussi imputables aux modèles de documents, notamment dans le cas où l’espace prévu pour le corps de la délibération est trop petit. Vérifier également que votre modèle de document utilisé pour la délibération ne contient pas d’espaces blancs inutiles.

Parfois, il est nécessaire d’aérer le corps de la délibération quand celui-ci déborde légèrement sur une seconde page.

c - Rédaction de l’acte (barre latérale droite)

Saisir le texte : C’est le mode de rédaction le plus courant vous permettant de saisir le corps de l’acte à l’aide du traitement de texte intégré.

Choisir un PDF externe : Permet d’intégrer un document PDF existant en tant qu’acte dans E-Assemblée. Cela ne dispense pas de compléter la codification de l’acte.

Note importante : en important un document PDF, celui-ci se substitue intégralement à l’acte, le modèle de document n’est pas pris en compte. Il n’est pas possible à l’heure actuelle d’importer plusieurs documents PDF comme s’il s’agissait d’images.

Importer une délibération : Donne la possibilité d’incorporer du texte issu d’une délibération déjà enregistrée dans une séance.

Importer un projet : Donne la possibilité d’incorporer le texte d’un projet de délibération (étape 3 d’une séance)

Importer depuis un fichier : Donne la possibilité d’incorporer le texte d’un document Word ou RTF existant. Cliquer sur le bouton […] pour parcourir les documents.

3 - Informations complémentaires

a - Liste de présence pour cette délibération

Au niveau des présences pour une délibération, il est possible d’opter pour une liste de présence différente de celle de la séance. Cela est utile, par exemple, pour exclure des membres en exercices auxquels une disposition interdit de prendre part au vote ou leur enjoint de se retirer au moment de certaines délibérations.

Il est également possible d’indiquer le président et le secrétaire de séance : ces options sont à utiliser avec précaution : les rôles du Président et de secrétaire de séance, comme leur nom l’indique, sont théoriquement des fonctions pour l’intégralité de la séance.

b - Résultats du vote

Cette rubrique permet d’indiquer le résultat du vote.

Note : Le symbole de la pendule indique une délibération « ajournée » pour laquelle tous les votes n’ont pas été saisis.

c - Documents annexes

Cette rubrique permet de rajouter des documents annexes à l’acte (facultatif). Ils seront également tamponnés lors du retour de l’acte avec l’accusé de réception. Les annexes doivent être au format PDF, les autres formats de fichier comme les fichiers images ne sont pas recommandés.

d - Commentaires

Cette rubrique permet d’indiquer une note de commentaire relative à l’acte (facultatif). Ce texte n’est pas communiqué au contrôle de légalité. Il peut être consulté et modifié même après l’envoi en Préfecture.

4 - Finalisation de l’acte

Lorsque l’acte est complété, l’enregistrer à l’aide de la petite disquette noire en haut à gauche de l’écran puis quitter avec le bouton de croix.

D’autres options sont disponibles :

Bouton Loupe : Permet d’enregistrer et d’afficher un aperçu de l’acte au format PDF à l’écran.

Option « Modifier l’intégralité de l’acte » : Cette option permet de modifier l’intégralité de l’acte avant sa conversion au format PDF (requis par la plateforme de dématérialisation de votre Préfecture). Cette fonction a été ajoutée pour supprimer une page blanche superflue ou pour ajouter des mentions exceptionnelles qui ne pourraient être saisies autrement.

Attention néanmoins, cette option n’est volontairement pas très conviviale : si elle est utilisée à chaque réalisation d’acte, il est préférable de modifier le modèle d’acte concerné (modèle de délibération ou modèle d’arrêté) ou le contenu de l’acte lui-même.

Cette option ne permet pas non plus de répercuter les modifications dans le calcul des votes, les présences ou le contenu de l’acte.