[WIN] - [ASSEMBLÉE] Présentation générale

Le logiciel e-Assemblée permet de gérer le cycle de vie des actes d'une assemblée (délibération, arrêtés, tables annuelles…), de la préparation des séances à la réalisation des tables annuelles en passant par l'envoi électronique au contrôle de légalité et à la récupération des accusés de réception de la Préfecture.

Sommaire

 

1- Gestion des collectivités

2 - Menu Utilitaires

a. Utilitaires > Paramétrage

b. Utilitaires > Modèles

3 - Module Séances

a. Nouvelle séance

b. Gestion de la séance

4 - Module « Arrêtés » ou « Actes Budgétaires »

5 - Module Consultation

6 - Module Télétransmission

a. Télétransmission électronique (onglet Secrétariat)

b. Récupération AR (onglet Préfecture)

c. Annulation de l’acte (onglet Registre)

7 - Module Retour Préfecture

8 - Module Messagerie

9 - Module Opérations annuelles

 

 

1. Gestion des collectivités

L’accès aux différentes collectivités (commune, CCAS, syndicat, etc.) se fait sur l'écran d'accueil de l'application. Double-cliquer sur la collectivité ou cliquer sur le bouton « Sélectionner » pour y accéder.

Pour créer une nouvelle collectivité, cliquer sur « Ajouter ». Pour modifier les informations de la collectivité, cliquer sur « Modifier ». Les boutons « Supprimer » ou « Restauration » ne sont utiles qu’en cas de situation spécifiques.

gestion_collectivit_s.png

 

Dans le cas d’un ajout ou d’une modification de collectivité, le formulaire suivant s’affiche : les informations obligatoires apparaissent en rouge.      

 

param_trages.png param_coll.PNG

Les informations suivantes sont nécessaires pour télétransmettre les actes au contrôle de légalité.

Vérifier l’exactitude de ces informations avant la première télétransmission.

  • Code département / arrondissement
  • Numéro SIREN
  • Nature
  • Référant
  • Préfecture

2. Menu Utilitaires

Avant toute utilisation du logiciel, il est fortement conseillé de passer en revue les paramétrages de la collectivité choisie. Pour ce faire, sélectionner le menu Utilitaires > Paramétrage.

menu_util.png

 

a. Utilitaires > Paramétrage 

    • Onglet Collectivité

Sont reprises ici les mêmes informations qu’au niveau du démarrage du logiciel, à ceci près que le nom de la collectivité ne peut pas être modifié. Pour toute rectification du nom de la collectivité, passer par l’écran d’accueil.

collectivit_.png

 

    • Onglet Registres

Le logiciel est livré avec un registre par défaut. Il est possible de le renommer et d’en créer de nouveaux destinés à recevoir les délibérations ou les arrêtés. C’est le registre qui permet de définir la numérotation des actes qu’il contient. Il est d’usage d’avoir au moins 2 registres pour avoir une numérotation différente entre les délibérations et les arrêtés.

registres.png

  • Pour ajouter un nouveau registre, cliquer sur Ajouter.
  • Pour modifier un registre nouvellement créé, le sélectionner dans la liste et cliquer sur Modifier.
  • Pour supprimer un registre, le sélectionner dans la liste et cliquer sur Supprimer.
  • Pour modifier l’ordre des registres dans la liste, cliquer sur Monter ou Descendre.

registre.png

Pour chaque registre, il est possible d’indiquer son nom et le format de numérotation. En effet, en plus du numéro d’acte, il est possible de rajouter l’année ou encore un lettrage particulier. Dans l’exemple ci-dessus, il a été décidé de rajouter un lettrage « DE » (comme DELIBERATION) en préfixe, l’année en position centrale et de laisser le numéro d’acte à la fin.

Il n’y a pas de règles particulières concernant le format de numérotation, le lettrage est facultatif par exemple. Noter toutefois que le numéro de l’acte ne pourra jamais excéder 15 caractères et ne pourra pas contenir des caractères spéciaux, excepté le _ (tiret du 8) utilisé à titre de séparateur. 

    • Onglet Elus

Permet de gérer la liste des membres de l’assemblée délibérante.

elus.png

  • Pour ajouter un nouvel élu, cliquer sur Ajouter.
  • Pour modifier un élu nouvellement créé, le sélectionner dans la liste et cliquer sur Modifier.
  • Pour supprimer un élu, le sélectionner dans la liste et cliquer sur Supprimer.
  • Utiliser les boutons Monter, Descendre ou encore Haut de Liste pour ordonner les élus. Les boutons Alphabétiques et Collectivités organisent automatiquement la liste en fonction de ces informations. Pour rappel, l’ordre des élus dans cette liste est l’ordre dit « du tableau ». Ce sera l’ordre que reprendra le logiciel dans la plupart des listes.
  • Dans le cas d’un renouvellement de l’assemblée, cliquer sur le bouton Mise à jour simplifiée. Cette fonction consiste à traiter une sélection multiple d’élus qui n’ont pas été renouvelés dans leur fonction. Elle évite d’avoir à supprimer ces élus un par un.
  • Le bouton Editer une liste d’élus permet d’imprimer une liste d’élus avec beaucoup plus d’options : par ordre alphabétique, par collectivité, avec des colonnes indiquant la fonction, la collectivité, les adresses postales ou de courriels.

Notes concernant les suppressions d’élus :

Lorsqu’un élu est supprimé, il est dans un premier temps exclu de l’assemblée et apparaît en rouge dans la liste. Les élus, même supprimés, doivent être conservés ainsi tant qu’ils sont encore utiles à certaines éditions (délibération, procès-verbaux ou compte-rendu de séances).

Pour supprimer définitivement un élu de la liste, le sélectionner puis cliquer de nouveau sur Supprimer.

Notes concernant les modifications de l’assemblée :

Toute modification de l’assemblée n’est effective qu’à la prochaine séance créée dans le logiciel. Si la séance/délibération a été créée avant d’avoir mis à jour la liste, cette modification n’aura aucune répercussion sur les séances existantes. Il est donc important de procéder dans cet ordre.

Dans le cas d’un renouvellement de l’assemblée, ce mécanisme permet ainsi de continuer à travailler normalement sur les séances du précédent conseil même si les membres ont changé pour la prochaine réunion.

L’écran suivant présente le formulaire de saisie des informations personnelles de l'élu dans le cas d’un ajout ou d’une modification d’un membre de l’assemblée.

elu.PNG

Le mode de convocation est obligatoire. Cette information est utilisée lors de l’établissement des convocations (étape 2 de la séance) pour déterminer si la convocation sera créée sous forme d’un message électronique (envoi par e-mail) ou d’une lettre imprimable (envoi par courrier) ou les deux. 

    • Onglet Lieux

Cet écran permet de paramétrer le ou les lieux de réunion. Ces informations apparaîtront sur la convocation.

lieux.png

 

  • Pour ajouter un nouveau lieu, cliquer sur Ajouter.
  • Pour modifier un lieu nouvellement créé, le sélectionner dans la liste et cliquer sur Modifier.
  • Pour supprimer un lieu, le sélectionner dans la liste et cliquer sur Supprimer
    • Onglet Thèmes

Le logiciel permet d'attribuer des thèmes aux actes. Cette catégorisation des actes est interne à la collectivité et n’est pas obligatoire pour télétransmettre. Cet écran permet de les gérer et d’effectuer les actions suivantes :

  • Ajouter un nouveau thème
  • Supprimer un thème
  • Modifier un thème 

Les thèmes peuvent être organisés sur plusieurs niveaux à l’instar de la classification officielle.

th_mes.png

    • Onglet Nomenclature

La classification des codes matières est propre à chaque préfecture et est indispensable pour pouvoir soumettre les actes au contrôle de légalité. A la première utilisation du logiciel, celle-ci n’est pas définie, ce qui se traduit par la mention « Absente » au niveau du champ Date de la classification.

nomenclature.png

La « Mise à jour de la classification » est un procédé permettant de récupérer celle-ci par le biais du tiers de télétransmission sous certaines conditions. Cet onglet n’est à utiliser qu’en lien avec le service technique AGEDI.

    • Onglet Configuration avancée

Le logiciel permet de personnaliser la présentation du tampon de la préfecture apposé lors du retour de l’acte visé.

configuration_avanc_e.png

Il est possible de choisir la position du tampon, son épaisseur, sa couleur, l’orientation du cadre. La police de caractère par défaut est pré-paramétrable ici. 

    • Onglet Certificat électronique

Cet onglet permet d’indiquer le certificat de télétransmission à utiliser pour toute connexion à la plateforme AGEDI.

certificat__lectronique.png

Le premier tableau liste les certificats disponibles sur l’ordinateur (détecte notamment les clés RGS** branchées) tandis que l’encadré du bas indique le certificat actuellement paramétré pour les connexions sécurisées. La modification du paramétrage dans cet onglet doit se faire uniquement en lien avec le service technique AGEDI.

Note : cet onglet peut apparaître « grisé » dans le cas où la gestion des utilisateurs est activée.

 

b. Utilitaires > Modèles 

  • Gestion des modèles

Cette section du logiciel permet d’apporter des modifications durables aux modèles de documents utilisés pour la rédaction d’actes et autres imprimés. Les modèles de documents définissent la présentation générale du document avec ses en-têtes et pieds de pages, logos et marges notamment.

gestion_mod_les.png

 

Un grand nombre de modèles sont disponibles et personnalisables.  Pour les personnaliser, sélectionner un modèle dans la liste et cliquer sur Modifier.

Il est aussi possible de créer un modèle vierge en cliquant sur Créer un modèle personnalisé ou reprendre un modèle existant avec le bouton Dupliquer le modèle sélectionné.

Supprimer le modèle sélectionné est possible uniquement pour les modèles qui auront été ajoutés.

Restaurer est possible uniquement pour les modèles par défaut et permet de rétablir la présentation d’origine. 

Il est possible de paramétrer le modèle à utiliser de préférence par rapport à un type de document en cochant les cases associées dans l’encadré bleu « Ce modèle est celui par défaut pour ». Par exemple, si « CN – Convocation » est coché pour un modèle qui aura été créé de toute pièce, le logiciel proposera d’utiliser ce modèle en priorité pour toutes les futures convocations. Il reste malgré tout possible de choisir son modèle lors de la plupart des éditions. 

  • Modification de modèles

Personnaliser un modèle : une barre d’outils de type traitement de texte est à disposition en haut de l’écran et un panneau latéral droit pour l’ajout de champs de publipostage notamment. Les champs de publipostages (aussi appelés champs de fusion) sont des zones de texte réservées pour l’affichage d’une information donnée comme le nom d’un élu, l’ordre du jour, une date, etc.

modification_mod_le.png

 

Fonctions possibles :


Le but du modèle de document n’est donc pas de saisir le contenu de l’imprimé mais de définir une présentation générale qui sera commune à tous les documents réalisés à partir de ce même modèle. 

Les paramétrages étant terminés, la suite de ce document présente l’utilisation des différents modules du logiciel.

3. Module Séances

Accessible depuis la barre d’outils ou par le biais du menu Travail > Liste des séances.

s_ances.png

La liste des séances est affichée. Il est possible de créer une nouvelle séance, d'en modifier une existante et d'en supprimer une (à condition qu'aucune délibération ne soit rattachée à la séance). Il est possible d’effectuer une recherche de séance par date, mois, année à l’aide du bandeau bleu Recherche.

Les symboles détaillés dans la légende apparaissent à droite des séances en fonction de leur état d’avancement. 

a. Nouvelle séance

Les informations principales de la séance sont à définir ici.

Note : Les modifications du lieu de la séance ou de son type sont possibles même si des délibérations ont été déjà télétransmises. La modification de la date reste elle conditionnée à ces envois.

nouvelle_s_ance.png

b. Gestion de la séance

Voici comment se présente la gestion d’une séance. A gauche de l’écran, possibilité de suivre les différentes étapes pour préparer votre séance.

gestion_s_ance.png

    • Etape 1 : Ordre du jour

L’ordre du jour est à indiquer dans cette fenêtre. Ce dernier sera repris sur les convocations et dans les documents utilisant le champ de publipostage lui correspondant.

ordre_jour.png

 

    • Etape 2 : Convocation

Une fois l’ordre du jour rédigé, il est possible de démarrer l’élaboration des convocations.

convocation.png

  • La date de la convocation ainsi que la date d’affichage sont à saisir.
  • Choisir le modèle de convocation à utiliser. Il est ensuite possible de modifier cette convocation ou même de modifier le modèle.
  • Possibilité de sélectionner le signataire de la convocation.
  • L’exemplaire d’affichage permet de visualiser la convocation qui sera affichée dans votre collectivité.
  • Dans la partie gauche de l’écran, sélectionner les élus à convoquer. La colonne « mode» symbolise le mode de transmission de la convocation (e-mail ou courrier). Les icônes de baguette magique permettent de sélectionner tous les élus ou de tous les désélectionner. 

Une fois terminé, cliquer sur le bouton « Générer les convocations » pour réaliser les convocations à envoyer par courrier ainsi que les e-mails en fonction du mode d’envoi prédéfini pour chaque élu. 

  • L’envoi d’e-mail utilise la messagerie sécurisée du logiciel, module étant abordé plus loin dans cette notice.
  • L’envoi par courrier affiche les convocations à imprimer à l’écran.
    • Etape 3 : Projets de délibérations

Le projet de délibération permet d’anticiper sur les délibérations en offrant la possibilité d’en préparer le contenu : ajouter, modifier ou supprimer un projet de délibération, et l’annoter si besoin. Lors de la création d’une délibération, il est possible de récupérer le projet correspondant pour la compléter.

Note : Si Actes Budgétaires est activé dans les logiciels de comptabilité AGEDI, les textes et chiffres du compte administratif, du budget ou d’une décision modificative peuvent être récupérés dans la séance en cours sous forme de projets de délibération (pour plus d’informations, consulter la notice Actes Budgétaires)

projets_d_lib.png

 Après avoir saisi les différents projets de délibérations, il est possible d’éditer une note de synthèse. 

    • Etape 4 : Liste de présence

Cet écran est destiné à une saisie rapide des présences lors de la séance. Il est également possible d’indiquer un président et un secrétaire de séance parmi les personnes convoquées.

liste_pr_sence.png

Par défaut, tous les élus sont indiqués « présent(e) » ce qui se traduit par l’absence de couleur dans la liste de gauche. Pour changer l’état de présence d’un ou plusieurs élus, sélectionner la(les) personne(s) dans la colonne de gauche, puis cliquer sur l’un des boutons colorés. L’élu correspondant se verra attribué une couleur indiquant son statut dans la colonne de droite. Dans l’exemple ci-dessus, Mr DUPONT Pierre est indiqué comme Excusé(e) alors que les 2 autres élus seront bien présents.

Le deuxième onglet est destiné aux représentations (pouvoir). Indiquer quel est l’élu représenté et son représentant puis cliquer sur le bouton Représenté(e).

Attention : noter que l’élu représenté doit préalablement être indiqué en tant que Présent(e) sinon il ne sera pas possible de le faire représenter. Autre cas présenté dans l’exemple ci-dessous, M DUPONT Pierre étant Excusé(e), il n’est donc pas possible de l’indiquer comme représentant de M DARRE Francis.

pouvoir.png

Pour générer la liste, cliquer sur le bouton Refaire la liste de présence. Une fois terminé, cliquer sur le bouton Enregistrer les modifications

    • Etape 5 : Délibérations

Cette étape fait l’objet d’une notice à part entière. Consulter la notice « Créer une délibération ». Celle-ci est disponible sur le lien suivant : Notice : créer une délibération 

    • Etape 6 : Compte-rendu

cr.png

Il est possible d’ajouter directement dans le compte rendu de séance, les éléments suivants des délibérations :

  • Titre
  • Numéro
  • Liste de présence
  • Texte
  • Commentaires
  • Résultat du vote
    • Etape 7 : Procès-verbal

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Il est possible d’ajouter directement dans votre procès-verbal, les éléments suivants des délibérations :

  • Titre
  • Numéro
  • Liste de présence
  • Texte
  • Commentaires
  • Résultat du vote
    • Etape 8 : Listes récapitulatives

Cette étape permet d’éditer les listes récapitulatives par date et par thème obligatoire dans chaque séance.

  • Documents de la séance

Il est possible d’ajouter des documents liés à la séance. Ces documents ne sont pas envoyés au contrôle de légalité. Pour transmettre des annexes, utiliser plutôt le module Informations complémentaires au niveau de chaque délibération. Pour plus d’information, consulter la notice « Créer une délibération ».

documents.png

4. Module « Arrêtés » ou « Actes Budgétaires » 

Accessible depuis la barre d’outils ou par le biais du menu Travail > Liste des arrêtés, contrats et conventions

Ou par le menu Travail > Liste des actes budgétaires

autres_actes.png

Sur cet écran sont repris tous les actes rédigés et qui ne sont pas relatifs à une séance comme notamment les arrêtés et les décisions du maire. L’ajout d’un nouvel acte se déroule de la même manière que l’ajout d’une délibération. 

Note : Si Actes Budgétaires est activé dans les logiciels de comptabilité AGEDI, le logiciel de comptabilité peut demander directement à e-Assemblée de préparer l’envoi des arrêtés signature (document PDF) en y joignant le fichier dématérialisé (document XML).  Cette nouvelle disposition évite de réaliser deux actes différents pour véhiculer ces deux fichiers. Ces arrêtés sont ajoutés à la liste des actes budgétaires.

Consulter la notice « Actes Budgétaires » 

5. Module Consultation

L’écran de consultation n’est destiné qu’à la consultation des actes contenus dans le logiciel, qu’ils soient en cours de rédaction ou transmis.

Note : Pour consulter les annexes d’un acte, double-cliquer sur le mot Annexes.

consultation.png

6. Module Télétransmission

Il s’agit du module de gestion et de suivi de la vie de vos actes.

t_l_transmission.png

Le premier onglet Secrétariat contient les actes en cours de rédaction et permet, au moment venu, de les transmettre à la Préfecture (ou éventuellement d’opter pour une transmission papier, ou aucune transmission du tout). Cocher la case précédant le ou les actes qui sont à transmettre, puis cocher le mode de transmission en bas de l’écran et enfin cliquer sur le bouton Envoyer

L’onglet Préfecture propose une seule opération : la vérification du statut des actes qui ont été déposés en Préfecture afin de récupérer les accusés de réception (AR) de dépôt et d’annulation.

pr_fecture.png

L’onglet Registre permet de visualiser les actes avec la mention du dépôt en Préfecture ainsi que de demander l’annulation d’un acte. Il propose également l’envoi par courriel sécurisé.

onglet_registre.png 

a. Télétransmission électronique (onglet Secrétariat)

Après avoir coché le ou les actes à télétransmettre, cocher Transmission électronique et cliquer sur Envoyer. L’envoi se fera automatiquement.

t_l_transmission__lectronique.png

Les actes ainsi envoyés seront automatiquement basculés dans l’onglet Préfecture avec pour légende Transmis à la Préfecture.

b. Récupération AR (onglet Préfecture)

Cette opération interroge la plateforme AGEDI et permet de récupérer l’état de tous les actes. Les actes acquittés seront automatiquement basculés dans l’onglet Registre. Les actes refusés par le Ministère se verront affublés d’un symbole rouge et il vous sera possible de consulter le motif du refus toujours depuis l’onglet Préfecture.

Rappel : La récupération des accusés des réceptions nécessite de brancher la clé RGS** tout comme pour la télétransmission d’actes. 

c. Annulation de l’acte (onglet Registre)

Pour annuler un acte en cas d’erreur, cocher l’acte et cliquer sur Annulation de l’acte. Il ne peut être annulé que si l’accusé de réception a été reçu. Attention, il n’est pas possible de reprendre le numéro d’un acte annulé (ou refusé).

7. Module Retour Préfecture

Permet de recevoir les messages de la préfecture sur une délibération donnée.

retour_pr_fecture.png

 Les options suivantes sont disponibles après avoir sélectionné le courrier :

  • Avoir un aperçu du courrier
  • Marquer le courrier en tant que lu
  • Répondre au courrier
  • Refuser le courrier
  • Télétransmettre le courrier

8. Module Messagerie

Accessible depuis la barre d’outils ou par le biais du menu Agedi-Legalité > Messagerie.

messagerie.png

La messagerie permet d’envoyer des mails sécurisés via la plateforme AGEDI. Ceux-ci sont donc horodatés et ont une valeur juridique. Une zone de recherche est présente à gauche de l’écran permettant de rechercher un mail spécifique parmi l’historique des envois.   

  • Pour créer un nouveau message, cliquer sur le bouton Nouveau.
  • Pour supprimer un message de l’historique, le sélectionner dans la liste et cliquer sur le bouton Supprimer.
  • Pour gérer votre carnet d’adresse, cliquer sur le bouton Contacts.
  • Pour récupérer les confirmations en interrogeant la plateforme AGEDI, cliquer sur le bouton Confirmations

Volets de lectures :

messageire_fonctions.PNG

 

9. Module Opérations annuelles

Aller dans le menu Travail > Opérations annuelles

op_rations_annuelles.png

Le logiciel permet d’éditer les pages d’ouverture et de clôture du registre des délibérations ou des arrêtés ainsi que les tables récapitulatives annuelles.