[WIN-CIM] - Présentation générale

[WIN-CIM] - Présentation générale

Ce logiciel permet de gérer le/les cimetières et columbariums de la commune. Il comprend différents modules permettant de : gérer les emplacements, gérer les concessions, leurs attributions, les inhumations… Un module « Plan » permet de représenter visuellement les emplacements et accéder aux informations des concessions. Le logiciel comprend aussi les divers imprimés relatifs au bon fonctionnement du cimetière.

Sommaire

 

1 - Présentation

a - Gestion des emplacements

b - Gestion des concessions

c - Registre des concessions

d - Plan

e - Jardin du souvenir / Caveau provisoire /Ossuaire / Dispersions des cendres

f - Paramétrages / Tarifs

2 – Fiches pratiques

a - Création et dessin d’une concession

 

 

1 - Présentation

accueil.png

A l’ouverture du logiciel la liste de vos cimetières et columbariums s’affiche. Depuis ce menu, il est possible de créer des cimetières (bouton « Ajouter ») ou de supprimer une entité (bouton « supprimer » à utiliser avec précaution).

Une fois la sélection de votre cimetière faite, plusieurs « menus » s’ouvrent à vous « Cimetière », « Imprimés », « Utilitaires » et « Aide ».

Une barre de raccourcis est également disponible (voir ci-dessous), elle regroupe les principaux modules du logiciel tels que « Gestion » (pour la gestion des concessions : attribution, inhumation…), « Plan » (pour avoir un rendu visuel de votre cimetière), « Personnes » (liste des personnes, recherche de personnes) et enfin « Quitter ». Chacun donne accès à des options permettant une bonne utilisation du logiciel.

boutons.png

a - Gestion des emplacements

menu_cimeti_re.png

La première étape, consiste en la création des emplacements dans le logiciel. Cette étape permet de disposer d’emplacements à attribuer à des concessionnaires. Cette étape est primordiale car elle va permettre de déterminer les caractéristiques du futur emplacement (taille, localisation…). Sans cela il serait impossible d’affecter des concessions ni de les rattacher au plan.

Deux possibilités sont disponibles pour créer des emplacements :

  • le bouton « Ajouter» qui permet de créer un emplacement unique
  • le bouton « Groupe», permettant de créer un lot d’emplacements.

gestion_emplacements.png

 

Il faut ensuite renseigner certaines informations, telles que la section, le rang, la longueur et la surface pour finaliser la création.

modification_emplacement.png

 

Il est possible de créer jusqu’à 100 emplacements en une fois via le module « Groupe ».

  

lot_emplacements.png

 

b - Gestion des concessions

gestion_concession.png

Ce module également accessible par le bouton bouton_gestion.pngpermet de gérer les concessions du cimetière.

gestion_concessions.png

 

Ce module liste toutes les sépultures du cimetière, qu’elles soient « libres », « achetées », « en cours de reprise » ou bien « expirées ou abandonnées » (cf. légende ci-dessous, accessible via le bouton « Légende »)

l_gende.png

 

La zone « Rechercher » permet de retrouver rapidement une concession. Par ailleurs, afin d’affiner la recherche, des filtre sont mis à disposition : à droite, « Toutes », « libres », « achetées », « expirées » et encore « en cours de reprise ». Autrement dit, si la case « achetées » est cochée, le listing ne fera ressortir que les concessions « achetées ».

 

 

Depuis le listing, double-cliquer sur une ligne pour obtenir les détails de cette concession.

Si celle-ci n’est pas attribuée, cliquer sur « Attribuer l’emplacement » et compléter les informations du concessionnaire comme ci-dessous.

attribuer_emplacement.png

 

A l’inverse, si la concession est attribuée ce double-clic mènera vers toutes les informations de celle-ci, comme ci-dessous.

renseignements_concession.png

 

Le menu à gauche permet d'accéder à différentes fonctionnalités : menu_concession.png

  • « Emplacement /Concession » reprend la surface, le nombre de places, le numéro de plan, … Il s’agit de l’écran par défaut vu sur la page précédente.

 

  • « Concessionnaire /Ayant droit(s)», informations sur le concessionnaire (adresses, profession, ...), modifiables à tout moment.

Très important, la civilité du concessionnaire définit les ayant droits.

Exemple 1 : civilité = Monsieur, la concession sera au nom de Monsieur, les ayants droit seront à saisir dans la liste « Ayants droit ».

Exemple 2 : civilité = Famille, toute la famille sera considérée comme ayant droit.

Il est possible d’imprimer une « Fiche » de concession mais aussi d’éditer l’« Acte » de concession de terrain ou l’arrêté d’attribution d’une case de columbarium. « Péril » permet d’éditer un « arrêté de péril pour monuments funéraires menaçant ruines » ou bien une « mise en demeure pour monuments funéraires menaçant ruines ».

concessionnaire.png

En bas de l’écran apparaissent le(s) ayant(s) droit(s) que le concessionnaire aura choisi d’intégrer à la concession. « Ajouter » pour ajouter un ayant droit à la concession, modifiable à tout moment via « Modifier ». « Supprimer » permet d’enlever un ayant droit de cette concession. « Radier » annote un ayant droit en radié suite à la demande du concessionnaire ne voulant plus cette personne au sein de sa concession.

 

  • « Défunt(s) » ici apparaissent les inhumés au sein de la concession.

« Modifier » permet de modifier l’inhumé, et « Supprimer » de l’enlever de cet historique en cas d’erreur de saisie.

« Inhumer » est utilisé pour ajouter une inhumation, cela ajoute le défunt à l’historique des inhumations. A savoir, lors de cette inhumation, il faut préciser s’il s’agit d’un cercueil, d’une urne scellée au monument funéraire ou inhumée dans la sépulture. Lors de la réalisation de cette inhumation vous disposez d’imprimés, tels que « le bulletin de décès », « l’avis de décès » ou encore l’édition du « registre de condoléances ».

inhumation.png

« Exhumer » sert à enlever le corps du défunt. Ceci entre dans une procédure juridique devant répondre à des délais légaux notamment, l’exhumation se fait au minimum après 5 ans, voire plus, suivant la composition du sol, afin d’attendre la décomposition totale du corps (sauf cas spéciaux). Ici certains imprimés comme «la demande d’exhumation de corps », « l’autorisation d’exhumation de corps » et « le procès-verbal d’exhumation de corps » sont disponibles. Ces documents sont pré-remplis mais il convient de les compléter avec les informations adéquates.

« Réduire » est utilisé lorsque la décomposition du corps le permet, afin de regrouper les restes du corps pour le déplacer dans une boite, la plupart du temps dans le caveau. Il est nécessaire de procéder d’abord à l’exhumation. Cette opération est accessible directement en cliquant sur le bouton « Réduire ».

« Réunir », comme sa dénomination l’indique, est utilisé lorsque plusieurs corps exhumés sont rassemblés afin d’être déplacés dans une même boite. Il est nécessaire de procéder d’abord à l’exhumation avec le bouton « Exhumer », puis une fois les corps exhumer, il devient possible de les réunir.

L’objectif principal de ces deux opérations est d’augmenter le nombre de places disponibles dans le caveau.

Enfin, une légende en bas de la fenêtre, indique en bleu les inhumations, rouge les exhumations, orange les réductions, vert les réunions et une urne représentant le scellement d’une urne sur un caveau ou dans un édifice prévu à cet effet, comme expliqué précédemment.

  • « Imprimés » ici sont disponibles divers imprimés (à compléter) relatifs au cimetière.

Afin de les visualiser, il est nécessaire de cliquer sur l’icône. Une fenêtre de saisie apparaît alors. Sur celle-ci renseigner les diverses informations indispensables à l’édition du document choisi.

imprim_s.png

 

  • « Facturation » permet de générer le titre provisoire de recette édité lors de l’acquisition ou du renouvellement de concession.

Le titre provisoire de recette se génère en fonction des informations saisies dans le menu « Paramétrages » « Tarifs ». Et aussi, en fonction du type de concession (« Trentenaire »,…)

facturation.png

Le bouton « Calculer » permet d’annoter en dessous le montant qui va être facturé. Si ce dernier est incorrect, il est possible de rectifier les tarifs et ainsi de recliquer sur « calculer » autant de fois que nécessaire. Enfin, renseigner le numéro de quittance et la date.

« Enregistrer » permet de garder en mémoire les informations notées.

« Titre provisoire de recette » correspond à l’édition du titre, illustré ci-dessous.titre_recette.png

 

« L’acte de renouvellement de concession » est un acte à éditer lors du renouvellement d’une concession pour une même durée. 

 

  • « Plan » permet de localiser l’emplacement de la concession, ici en rouge, sur le plan du cimetière de la collectivité. Le bouton « plan » en bas permet de visualiser cette même concession sur le plan globale de la collectivité.

lier_plan.png

 

  • « Procédure d’abandon » pour débuter une procédure d’abandon de concession, lorsque les représentants de la collectivité le jugent nécessaire. Ceci est une procédure légale répondant alors à des délais et règles spécifiques disponibles via le bouton « procédure ». Pour « Entamer » cette procédure, cliquer sur le bouton prévu à cet effet. La frise en dessous rappelle les étapes de la procédure simplifiée.

abandon.png

c - Registre des concessions

regsitre_concessions.png

Au niveau de l'écran de gestion des concessions accessible par le bouton bouton_gestion.pngce bouton renvoie au « registre des concessions ». Ici, il est possible d’« imprimer » ce registre, en sélectionnant les concessionnaires.

s_lection.png

 

Ci-dessous un exemple d’impression de registre de concessions :

registre.png

 

d - Plan

menu_plan.png

Ici vous accédez à la visualisation du plan du cimetière de la collectivité.

L’accès au plan est également possible en cliquant sur le bouton

bouton_plan.pngcomme vu précédemment.

Une barre d’outils est disponible en haut de l’écran, elle regroupe différents outils permettant de dessiner le plan ou d’insérer des objets. (cf. ci-dessous)

A gauche, apparaît le listing des emplacements. En cliquant sur un emplacement parmi cette liste, ce dernier se sélectionne sur le plan global permettant de le localiser rapidement. Un double clic permet de zoomer sur l’emplacement.

Lorsqu’un emplacement est sélectionné, le bandeau du bas affiche des informations relatives à l’emplacement et à la concession correspondante. Le bouton muni d’un crayon à papier, bouton_crayon.png, ou un simple clic droit sur la concession, permet de modifier toutes les données de la concession en vous basculant sur l’écran de « gestion » vu précédemment.

Il faut savoir qu’après chaque création d’emplacement, il est nécessaire de « renuméroter », via l’outil bouton_renum_roter.bmp

Par ailleurs, la légende n’est pas modifiable, les concessions se colorent ainsi automatiquement en fonction de leurs caractéristiques.

plan_cim.png

 

Les fonctionnalités présentes dans la barre d’outils du plan sont les suivantes :

 outils.png

 

boutons_plan.png

 

A savoir, lors de la création d’une concession sur le plan, via les outils ci-dessus, il est indispensable de faire un « clic droit» sur cette case afin de la rattacher à un emplacement. Une fois ceci effectué, il sera possible d’accéder au module de gestion de la concession.

e - Jardin du souvenir / Caveau provisoire / Ossuaire / Dispersions des cendres 

Ces gestions et éditions se font par l'intermédiaire du menu "Cimetière"

menu_cimeti_re.png

 

Le jardin du souvenir correspond à un lieu de dispersion des cendres au sein du cimetière. Ce module permet alors de renseigner toutes les dispersions de cendres effectuées en cliquant sur « Ajouter », en enregistrant les informations sur le défunt. « Modifier » donne accès à la fiche du défunt, ci-dessous à droite de l’image « Informations sur le dépôt ».

jardin_souvenir.png

Ceci donne accès ensuite à l’édition d'une liste afin de savoir quelles sont les dispersions effectuées sur la commune. 

 

L’ossuaire représente l’endroit où sont stockés les récipients de restes humains. Au sein de ce module, il est nécessaire de renseigner les défunts y reposant, en cliquant sur « Ajouter » et ainsi d’éditer des registres, « registre général de l’ossuaire ».

ossuaire.png

 

Le « registre pour concessions limitées ou perpétuelles reprises » correspond au registre des concessions reprises ou rendues à la collectivité, afin de le placer au sein de l’ossuaire ou une autre sépulture.

regsitre_ossuaire.png

 

Il est possible de modifier à tout moment un enregistrement en cliquant sur « Modifier ». La suppression « Supprimer » enlève donc l’enregistrement de la liste et ainsi du registre.

Le caveau provisoire est un caveau mis à disposition par la collectivité, dans l’attente d’une acquisition d’une sépulture par la famille. Ce module permet donc de renseigner les caveaux provisoires prêtés aux familles.

caveau_provisoire.png

Le registre de dispersion des cendres est accessible ici. Il recense toutes les dispersions de cendres enregistrées en dehors du « jardin du souvenir »

Cliquer sur « Ajouter » pour créer un nouveau défunt dans le registre.

Il est possible de l’éditer par période. Est aussi disponible la « Déclaration de dispersion de cendres », à compléter avant l’édition, et à fournir à la famille.

dispersion_cendres.png

Il faut savoir que tous les imprimés et autorisations relatifs à la gestion du cimetière sont disponibles via le menu « Imprimés ». Ces documents sont vierges, il est donc possible de les imprimer en renseignant les informations adéquates. 

f - Paramétrages / Tarifs

Comme tous les logiciels, certains paramètres sont à renseigner dans le menu « utilitaires» afin d’assurer un bon fonctionnement.

Tout d’abord, dans les paramétrages généraux, renseigner l’arrondissement ainsi que le canton.

param_trages.png

Ensuite, indiquer si un « minimum de perception » est fixé à chaque attribution de concession.

param_trages2.png

Cocher « mètres linéaires » afin de facturer vos concessions avec cette méthode de calcul.

Pour mettre à disposition des « concessions temporaires », compléter la case année afin d’indiquer la durée du prêt de ces concessions.

Choisir le mode de facturation des concessions : au «  » ou « à la place ».

Plus précisément, s’il correspond au m² carré, la facturation se fait par tranche (1 à 2m² : 50 euros ; 2m² à 4m² : 60, …) alors que la facturation à la place signifie que l’attribution d’une concession à 2 places : 50 euros, 4 places : 60 euros, …).

L’onglet « Impressions » permet d’ajouter un logo sur divers imprimés.

Enfin, le dernier onglet « Alertes » reprend les délais légaux lors de l’entame d’une reprise de concessions, consultable via le bouton « Procédure ». A savoir, que ceux-ci peuvent être modifiés et remis « par défaut » en cas d’erreur.

Ensuite, les tarifs sont accessibles dans ce menu « utilitaires» « tarifs ».

 

 

Tout d’abord, renseigner les « tarifs des concessions » pour les « Habitants de la commune » et « hors commune ». Ceux-ci sont à compléter dans le tableau.

Si la facturation se fait au m², il est indispensable de compléter les tranches, par durée de concessions.

tarifs.png

Sinon, pour une facturation à la place, cocher « prix forfaitaire de terrain concédé » et compléter le tableau, en fonction du nombre de places de la concession « forfait 1 » : 2 places, … par exemple…

tarifs2.png

 

Il est possible que certaines collectivités répartissent le produit de la vente de la concession avec le CCAS. Si c’est le cas, indiquer le pourcentage dans les cases correspondantes.

« Détails des forfaits » est un bloc note pratique afin d’indiquer ce que comprend le forfait. Par exemple, Forfait 1 : concession 2 places, ….

« Montants des taxes » utilisé pour renseigner les taxes applicables à la vente d’une concession. Ce tableau se complète toujours en fonction de la durée de la concession. Ces taxes sont exprimées en pourcentages, ou forfaitairement en cochant la case « forfait ».

taxes.png

 

 

2 – Fiches pratiques

a - Création et dessin d’une concession

  •  Création de l’emplacement

Afin d’ajouter une concession sur le plan, il est indispensable dans un premier temps de créer l’emplacement. Pour ce faire, aller dans le menu « Cimetière » « Gestion des emplacement ».

menu_cimeti_re.png

 Se reporter au chapitre a - Gestion des emplacements

 

 

  • Dessiner la concession

Une fois l’emplacement créé, il faut dessiner la concession sur le plan. Cliquer sur le raccourci « Plan » bouton_plan.png

 

Ici, se présente le plan du cimetière de la collectivité. De multiples outils sont à disposition pour dessiner sur ce dernier.

outils_dessin.png

Via le rectangle orange, dessiner une concession rectangulaire sur le plan. Choisir la taille et l’emplacement exact sur le plan. Ensuite, via un clic droit, l’écran suivant s’affiche (voir ci-dessous), permettant de choisir l’emplacement qui lui correspond. Dès lors, la fiche de la concession est accessible et elle peut être attribuée.

emplacements_dispo.png