[WIN] - [EAU] Les prélèvements automatiques

La présente notice décrit la mise en œuvre du prélèvement automatique PESv2/SEPA dans Win-EAU.

Sommaire

1 - Introduction

2 - Mise en place

a - Activer le prélèvement automatique

b - Intégrer un abonné en prélèvement

3 - Facturation

a - Rôle des prélevés et des non-prélevés

b - Séquences FRST/RCUR

4 - Cas pratiques

a - Changement de compte bancaire d’un abonné

b - Facture individuelle pour un prélevé

 

1 - Introduction

Depuis le 1er Février 2014, les prélèvements automatiques sont au format SEPA (Single Euro Payments Area). Une des principales caractéristiques du Prélèvement SEPA est la modification de la relation entre le créancier et le débiteur. Sont introduites de nouvelles règles pour le recueil et la gestion du consentement du débiteur en unifiant demande et autorisation de prélèvement au sein d’un unique document : le mandat de prélèvement.

Pour toute nouvelle personne ayant choisi le prélèvement automatique (ou pour une personne changeant de coordonnées bancaires), il est impératif de faire signer un mandat de prélèvement avant de l’inclure dans la facturation.

 

2 - Mise en place

a - Activer le prélèvement automatique

Se rendre dans le menu « Utilitaires » → « Paramétrages » → « Paramétrage Facturation », puis cocher l’option « Prélèvements automatiques ».

activation.png

Si vous souhaitez facturer les abonnés prélevés avec les abonnés non prélevés dans un même rôle, il suffit de cocher l’option « Inclure les prélèvements automatiques dans le rôle global ».

Cliquer ensuite sur le bouton à droite de cette case à cocher.

ics.png

Il faut renseigner le numéro ICS (Identifiant de prélèvement SEPA) dans cet écran. Ce numéro est communiqué par la perception. Il est également possible de modifier les zones de texte qui figurent sur le mandat de prélèvement SEPA (remplies par défaut).

b - Intégrer un abonné en prélèvement

Pour qu’un abonné passe en prélèvement SEPA, il doit obligatoirement disposer d’un numéro de compte bancaire BIC/IBAN mais aussi d’un numéro unique RUM pour le prélèvement. Pour vérifier ou renseigner ces informations, il faut aller dans la fiche de l’abonné (menu « Fichier » → « Abonnés Compteurs » → « Détail » → « Modifier abonné ») :

fiche_abonne.png

  • Cocher la case « Prélèvement automatique » pour activer la fonctionnalité.
  • Saisir le RIB dans le champ prévu à cet effet et cliquer sur le bouton pour obtenir automatiquement le BIC et l’IBAN.
  • Cliquer sur « Éditer mandat » pour imprimer le document à fournir à l’usager. Cela génère un numéro RUM.

mandat_sepa.png

  • Une fois le mandat SEPA signé, revenir sur la fiche de l’usager, renseigner la date de signature du contrat et valider.

Une fois le numéro RUM déterminé, l’abonné conservera ce numéro pour tous les futurs rôles. La collectivité doit archiver les mandats de prélèvements SEPA ainsi édités et l’abonné n’a rien à envoyer à sa banque.

  • Pour mettre un terme à un prélèvement automatique, vous devez révoquer le mandat de prélèvement. Pour cela aller dans la fiche de l’abonné concerné et cliquer sur le bouton « Annuler Mandat ».

3 - Facturation

a - Rôle des prélevés et des non-prélevés

A moins d’avoir coché l’option « Inclure les prélèvements automatiques dans le rôle global » mentionnée dans les paramétrages, les abonnés prélevés seront facturés dans un second rôle dissocié du rôle global (valable aussi bien pour PES Titre Individuel qu’ORMC).

A noter qu’en PES Titres individuels, Il faudra également renseigner l'identifiant Créancier SEPA (ICS) dans le logiciel comptable : consulter l'article en cliquant ici.

Le calcul du rôle des prélevés, l’édition des factures et la liaison trésor s’effectuent alors depuis le menu « Préparation facturation » → « Prélèvement automatique ».


Ces fonctions sont alors parfaitement comparables à celles du rôle global si ce n’est qu’elles ne concernent que les abonnés ayant été paramétrés en prélèvement automatique. 

Noter que les factures individuelles (hors rôle) ne sont pas compatibles avec les prélèvements automatiques, voir la partie Facture individuelle pour un prélevé.

b - Séquences FRST/RCUR

Lorsqu’un abonné est prélevé pour la première fois, la séquence « FRST » lui est attribué. Tous les prélèvements suivants seront caractérisés par la séquence « RCUR ». La règle veut que l’abonné redémarre en séquence « FRST » s’il change d’informations bancaires.

Il s'agit d'un code destiné à la banque.

Ces principes sont mis en œuvre automatiquement par le logiciel qui attribue la séquence à chaque usager. Il est possible de vérifier la séquence de chaque usager en se rendant dans sa fiche.

Un symbole rouge se situe au-dessus du RUM :

first.png= FRST (1er prélèvement - signature d’un nouveau mandat de prélèvement SEPA)

recur.png= RCUR (prélèvements suivants – récurrents)

 

4 - Cas pratiques

a - Changement de compte bancaire d’un abonné

Si un des abonnés change de références bancaires, son numéro RUM doit changer également. Il est dans ce cas impératif de procéder de la façon suivante :

  • Révoquer le mandat actuel
  • Saisir les nouvelles références bancaires
  • Editer un nouveau mandat de prélèvement

b - Facture individuelle pour un prélevé

Si la facturation utilisée est du PES ORMC, le tiers ainsi que le titre devront être entièrement créés dans le logiciel de comptabilité (se référer à la notice « Prélèvements »), l’usager aura donc un deuxième mandat SEPA à signer, il est impossible d’utiliser le même numéro de RUM que celui du logiciel de facturation.

Dans le cas d’une facturation en PES Titre individuel, et que l’usager a déjà été sujet à un transfert de facturation dans la comptabilité, il est alors possible d’utiliser le tiers créé en comptabilité afin de réaliser le titre. L’usager aura donc le même numéro de RUM que dans le logiciel de facturation, et donc un seul mandat SEPA.

Si l’usager n’a jamais été transféré en comptabilité lors d’un précèdent rôle, de la même façon qu’en facturation PES ORMC, il faut créer le tiers dans le logiciel de comptabilité, et réaliser le titre manuellement.

Dans tous les cas, il ne faut en aucune façon utiliser le transfert de factures individuelles pour un usager prélevé, tous les titres devront être faits manuellement en comptabilité. Pour plus d’informations, consulter cette notice.