[WIN] - [FAC] La régie
Introduction : Le logiciel de facturation permet de gérer les encaissements lorsque la collectivité possède une régie de recette, c’est-à-dire quand les usagers ont la possibilité de payer leurs dettes directement à la collectivité.
Sommaire
1 - Mise en place dans le logiciel
a - Enregistrement d’un encaissement
b - Paiement en plusieurs fois
a - Rechercher les factures d’une personne
b - Rechercher une facture par numéro
5 - Gestion des factures impayées
1 - Mise en place dans le logiciel
Pour activer cette fonctionnalité, se rendre dans le menu « Utilitaires » → « Paramétrages » → « Paramétrage facturation » et cocher la case « Facturation en régie ».
2 - Gestion des encaissements
Pour accéder aux fonctionnalités liées à l’encaissement, cliquer sur le bouton « Encaissement » de la barre d’outils puis sur « Gérer l’encaissement des factures ».
Le module d’encaissement permet de lister les factures non payées :
Par défaut, toutes les factures impayées sont affichées ; il est possible de les filtrer par année et/ou par numéro de rôle.
Les factures annulées et encaissées sont masquées, mais il est possible de les faire apparaître en décochant la case appropriée.
L’encart « statistiques » indique le total des factures à payer en fonction des critères de tri.
Dans la partie basse, un outil de recherche est également disponible afin de retrouver précisément une facture.
Par défaut, la recherche se fait sur le numéro de facture. En cliquant sur les entêtes de colonnes, la recherche peut être effectuée par « Nom-Prénom », « Adresse », ou « Code postal-Ville ».
Le bouton « Imprimer » permet d’éditer la liste des factures à l’écran.
a - Enregistrement d’un encaissement
Sélectionner la facture à encaisser et cliquer sur « Détail » pour accéder à l’enregistrement.
Vérifier les informations de l’usager et la référence de la facture puis cliquer sur « Ajouter encaissement ».
Modifier la date si besoin, sélectionner le mode de paiement et modifier le montant du paiement le cas échéant.
En cas de paiement par chèque, il est possible de compléter le numéro du chèque ainsi que les informations pour l’édition du bordereau de remise de chèque.
Cliquer sur « Valider » pour enregistrer le paiement. L’écran ci-dessous confirme l’enregistrement :
Un reçu à donner à l’usager peut alors être imprimé.
b - Paiement en plusieurs fois
Sélectionner la facture à encaisser et cliquer sur « Détail » pour accéder à l’enregistrement puis sur « Ajouter encaissement ».
Dans le cas où l’usager ne peut acquitter sa dette qu’en partie, renseigner le montant réglé dans un premier temps.
Le montant à encaisser va s’actualiser :
Il ne restera qu’à saisir le montant complémentaire dans un deuxième temps.
c - Annulation d’une facture
Sélectionner la facture à annuler et cliquer sur « détails » pour accéder à l’enregistrement puis cliquer sur « Annuler facture »
3 - Recherche de factures
Pour accéder à la gestion des factures, cliquer sur le bouton « Encaissement » de la barre d’outils puis sur « Rechercher une personne ou une facture ».
a - Rechercher les factures d’une personne
Pour obtenir la liste des factures liées à un usager, compléter les informations de recherche et cliquer sur « Chercher ». Sélectionner l’usager recherché et cliquer sur « OK ». Les factures de l’usager s’affichent alors à l’écran avec le détail des encaissements.
b - Rechercher une facture par numéro
Pour accéder aux détails d’une facture, compléter les informations de recherche et cliquer sur « Chercher ». 
Sélectionner la facture recherchée et cliquer sur « OK ».
4 - Éditions
3 éditions sont disponibles directement dans le module « Encaissement »
Sur chacune des éditions présentées ci-dessous, un filtre peut être utilisé pour faire des tris par année, rôle ou période. Un export Excel est également possible pour chacune d’entre elles.
- Récapitulatif par mode de paiement
- Liste des encaissements
- Liste des factures impayées
Pour ré-imprimer les factures impayées par lot, se rendre dans le menu « Encaissement » → « Réédition factures impayées ».
- Bordereau de remise de chèques
Cette édition est disponible en passant par le menu « Encaissement » → « Édition » → « Bordereau de remise de chèques »
Elle est pré-remplie en fonction des informations saisies lors des encaissements.
5 - Gestion des factures impayées
Une fois les factures encaissées, la collectivité peut, au besoin, transférer les factures non payées en comptabilité afin d’émettre les titres de recette y afférant.
Pour cela, se rendre dans le menu « Encaissement » → « Transfert factures impayées » et sélectionner les factures à traiter. A noter qu’il est possible de les trier par « Réf. Facture » ou par « Nom-prénom » en cliquant sur l’entête de colonne.
Pour finir, cliquer sur « Transfert » puis renseigner les informations budgétaires et cliquer sur « Valider »
Un message informe du succès de l’opération.
Pour créer les titres en comptabilité, se rendre dans le logiciel de comptabilité, dans le menu « Travail » → « Récupération facturation » et suivre les étapes.