[WIN] - [PAY] Les modèles de paye
Cette notice a pour but de vous aider, lors de la création d’un agent, à sélectionner le bon modèle de paye. En effet c’est une étape importante puisque cela va définir les lignes de cotisations auxquelles sera soumis votre agent tous les mois.
Ce sont des modèles fixes, c’est-à-dire que vous ne pouvez pas les modifier. Cela nous permet de vous proposer des modèles à jour avec des lignes qui sont réactualisées avec les taux en vigueur (hors accident du travail, centre de gestion…). Il est impératif de mettre votre logiciel de paye à jour.
Pour la personnalisation du modèle, c’est-à-dire les primes et indemnités, les mutuelles qui s’ajoutent aux lignes de cotisations de votre agent, cela se paramètre depuis le contrat de l’agent (« Fichiers » → « Agents ») par l’intermédiaire des compléments. Pour ce qui concerne la création d’un agent dans le logiciel, se référer à la présentation générale du logiciel.
Sommaire
Paramétrages pour un calcul correct du net imposable
a - Elus percevant un total d'indemnités inférieur à la moitié du plafond de la sécurité sociale
b - Elus percevant un total d'indemnités supérieur à la moitié du plafond de la sécurité sociale
c - Agent intercommunal, temps hebdomadaire cumulé supérieur à 35h
b - Les non titulaires (contractuels CDD ou CDI, saisonniers)
4 - Les animateurs de centre de loisirs
7 - Les stagiaires (convention de stage)
a - Agents appartenant déjà à la collectivité
b - Personnes extérieures à la collectivité
11 - Les activités accessoires
13 - Les contrats de droit privé
14 - L'allocation de Retour à l'Emploi (ARE)
Concernant les Taux Salariaux et Patronaux utilisés ainsi que les valeurs de références mentionnées, merci de bien vouloir vous référer aux taux et valeurs en vigueur à la date de lecture de la présente notice.
En cas de doute sur les cotisations à appliquer, merci de prendre attache auprès de votre Centre de Gestion.
1 - Les élus
Par convention, les élus sont indemnisés sur la base de l’indice brut terminal de l’échelle indiciaire de la fonction publique (indice majoré 830 et indice brut 1027 au 01/01/19). Selon la taille de la collectivité et la fonction de l’élu, on appliquera un pourcentage pour calculer le montant brut de l’indemnité.
Les modèles de payes des élus sont typés « indemnités » et calculés sur la base d’un indice.
A partir du menu « Fichiers » → « Agents » sélectionnez l’élu et dans le paramétrage du contrat, renseigner les indices brut et majoré et dans la zone « temps effectif », le pourcentage sur la base duquel est rémunéré l’élu.
Paramétrages pour un calcul correct du net imposable :
Les indemnités de fonction des élus locaux sont imposables après déduction d’une « fraction représentative des frais d’emploi » (également appelée « allocation pour frais d’emploi ») qui :
- doit être proratisée en cas de pluralité de mandats ;
- est différente suivant que l’élu exerce un mandat dans une commune de moins de 3500 habitants ou non.
a - Élu en mandats multiples
Si l'élu a plusieurs mandats électifs, il conviendra de renseigner le montant des indemnités perçues au titre des autres mandats.
Pour cela, se rendre dans sa fiche agent (menu « Fichier » → « Agent »), entrer en modification de son contrat et ajouter le complément « base complémentaire de sécurité sociale »
Dans la case « montant » : renseigner le total des indemnités brutes perçues dans les autres collectivités pour 1 mois. Attention : si votre élu est payé au trimestre, vous devrez alors reporter le montant le total des indemnités brutes perçues pour 1 trimestre et non pas pour 1 mois.
b - Taille de la collectivité
Décocher la case « l’élu perçoit une indemnité dans une commune de -3500 hab) si et seulement si l’élu n’a aucune fonction dans aucune commune de moins de 3500 habitants.
Pour plus de détail sur l’imposable d’un élu : cliquer ici
Choix du modèle :
Le choix du modèle dépendra de la périodicité de versement ainsi que du total d'indemnités perçu.
a - Elus percevant un total d'indemnités inférieur à la moitié du plafond de la sécurité sociale
Les élus dont le cumul des mandats ne dépasse pas la moitié du plafond de la Sécurité Sociale (3428€ au 01/01/20), soit 1714€ mensuels, utiliseront les modèles suivants :
- 9001 ELU MENSUEL : pour les élus rémunérés mensuellement ;
- 9002 ELU TRIMESTRIEL : pour les élus rémunérés trimestriellement.
Exemple : pour un maire d’une commune de moins de 500 habitants payé à 25.5% de l’indice 830
b - Élus percevant un total d'indemnités supérieur à la moitié du plafond de la sécurité sociale
Les élus dont le cumul des mandats dépasse la moitié du plafond de la Sécurité Sociale (3428€ au 01/01/20), soit 1714€ mensuels, utiliseront les modèles :
- 9003 ELU REGIME GENERAL MENSUEL : pour les élus payés mensuellement ;
- 9004 ELU REGIME GENERAL TRIMESTRIEL : pour les élus payés trimestriellement.
Exemple : pour un maire d’une commune de moins de 1200 habitants payé à 51.6% de l’indice 830,
2 - Les agents CNRACL
a - Les titulaires
Les agents concernés sont les titulaires effectuant 28 heures ou plus par semaine (le nombre d'heures s'apprécie sur l'ensemble des collectivités sur lesquelles l'agent travaille). Le modèle à utiliser est :
- 9005 CNRACL TITULAIRE
A partir du menu « Fichiers » → « Agents », accédez au contrat de l’agent, puis saisissez les indices majoré et brut de l’agent ainsi que son temps effectif. Le temps peut être saisi sur 35h ou sur 151.67h.
Exemple d’un agent CNRACL payé à l’indice majoré 350 :
b - Les stagiaires
Avant d’être titularisé tout agent de la fonction publique territoriale doit passer par une période probatoire pendant laquelle l’agent est STAGIAIRE. Concrètement il n’y a pas de différence entre le modèle CNRACL TITULAIRE et CNRACL STAGIAIRE au niveau des lignes de cotisations, cependant une distinction est à faire au niveau de la N4DS. Le modèle à utiliser est :
- 9006 CNRACL STAGIAIRE
c - Agent intercommunal, temps hebdomadaire cumulé supérieur à 35h
Pour un agent CNRACL cumulant un temps de travail hebdomadaire supérieur à 35 heures, un paramétrage supplémentaire est nécessaire car les bases de cotisation subissent un abattement.
À partir du menu « Fichiers » → « Agents » → Sélectionnez l’agent → Sélectionnez le contrat puis renseignez le temps effectif comme suit :
Dans cet exemple, l’agent travaille 25 heures dans la commune et 15 heures dans d’autres collectivités, soit un total cumulé de 40 heures.
Un paramétrage de la NBI est également nécessaire.
Dans l’onglet « Compléments » → Ajouter → Régime indemnitaire → « NBI », il est possible de cocher une option afin de ne pas proratiser le montant (non recommandé).
Exemple d’un agent CNRACL payé à l’indice majoré 343, travaillant 25 heures dans la collectivité (40 au total) et percevant 15 points de NBI :
On remarque que le montant de la NBI subit un plafonnement calculé comme suit :
Montant normal de NBI pour un agent à 25h : (15x5623,23/1200)x(25/35)=50,21€
Plafonnement dans le cas d’un temps cumulé à 40h : 50,21x35/40=43,93€.
Ce plafonnement correspond au fait qu'un agent ne peut pas toucher plus de NBI que s'il effectuait un temps complet. À noter que le SFT subit de fait ce plafonnement.
Les bases de cotisations subissent également un abattement :
Exemple pour la base URSSAF de maladie (ligne 3213) :
Pour un agent non intercommunal la base de l’URSSAF serait composée de TBI+NBI : 1192,00€
Pour un agent intercommunal à 40h le TBI subit également un abattement : 1148,07x35/40 + 43,92 = 1048,49€.
La base de cotisation CNRACL subit le même traitement.
De fait, la base de RAFP réintégrera le montant de l’abattement du TBI : 1192,00-1048,49 = 143,51€
3 - Les agents IRCANTEC
a - Les titulaires
Il s’agit ici des agents titulaires effectuant strictement moins de 28h hebdomadaires (le nombre d'heures s'apprécie sur l'ensemble des communes sur lesquelles l'agent travaille). Comme pour les CNRACL, les agents titulaires IRCANTEC ne cotisent pas aux allocations chômage. Le modèle utilisé est donc :
- 9007 IRCANTEC INDICIE TITULAIRE
Exemple d’un agent IRCANTEC titulaire payé à l’indice majoré 380 et travaillant 15 heures dans la collectivité :
Exemple de bulletin :
b - Les non titulaires (contractuels CDD ou CDI, saisonniers)
Il s’agit ici des agents contractuels en CDD ou CDI. À la différence des titulaires IRCANTEC, ils cotisent aux allocations chômage.
Le paramétrage du mode de cotisation à Pôle Emploi se réalise à partir du menu « Utilitaires » → « Constantes » → « Autres Constantes ». Vous avez le choix entre 2 possibilités (se renseigner auprès de Pôle Emploi en cas de doute) :
- La collectivité n’a pas de convention avec Pôle Emploi : cocher « Pas de cotisation (Auto Assurance) : la ligne chômage n’apparaitra pas dans le bulletin ;
- Les deux options suivantes sont identiques, elles correspondent à une cotisation uniquement patronale (Suite à la suppression de la part salariale le 01/10/2018)
Si votre agent est payé à l’indice, vous pouvez utiliser le modèle suivant :
- 9008 IRCANTEC INDICIE NON TITULAIRE
Exemple d’un agent IRCANTEC non titulaire payé à l’indice majoré 380 et travaillant 15 heures dans la collectivité :
Si votre agent est payé au taux horaire, vous pouvez utiliser le modèle suivant :
- 9010 IRCANTEC HORAIRE NON TITULAIRE
Pour les saisonniers ou les contrats de courte durée, il est possible de payer chaque mois les congés payés non pris, on peut alors utiliser les modèles suivants :
- 9009 IRCANTEC INDICIE OCCASIONNEL pour les agents rémunérés suivant un indice ;
- 9011 IRCANTEC HORAIRE OCCASIONNEL pour les agents rémunérés suivant un taux horaire.
Les cotisations sont les mêmes que pour un IRCANTEC non titulaire à la seule différence que la ligne 3199 CONGES PAYES apparaitra tous les mois. Le montant de cette ligne est égal à 10% du traitement brut mensuel.
Exemple de bulletin : 
Depuis le 1er janvier 2021 les CDD peuvent percevoir une prime de précarité.
Celle-ci s'ajoutera via les compléments : la prime de précarité est disponible dans le sous-menu « Régime indemnitaire »
c - Les vacataires
Dans le cas d'un agent non titulaire payé à la vacation, si celui-ci ne cotise ni au CDG ni au CNFPT, vous pouvez utiliser le modèle 9012 FORFAITAIRE.
4 - Les animateurs de centre de loisirs
Voire notice explicative MODELE ANIMATEUR DE CENTRE DE LOISIRS
5 - Les contrats aidés
Historiquement, les emplois d’avenir étaient distincts des contrats aidés à la fois en termes d’accessibilité qu’en termes de cotisations sociales.
Depuis le premier janvier 2018, il n'est plus possible de conclure un emploi d'avenir. Les contrats en cours iront jusqu'à leur terme, mais ne pourront pas être renouvelés.
À partir de janvier 2018, les contrats aidés (CUI-CAE) sont transformés en Parcours Emploi Compétences (PEC)
Il existe des particularités pour ce type de contrats :
- Ils sont exonérés de contributions patronales pour les cotisations vieillesse plafonnée, vieillesse totalité, allocations familiales et maladie, à hauteur du SMIC. Au-delà du SMIC se déclenchent les cotisations du régime général ;
- Il y a une cotisation due au CNFPT au taux de 0.5%, que la collectivité cotise ou non au CNFPT.
Il est possible de payer ces agents sur une base horaire ou indice.
Vous avez donc le choix entre les quatre modèles suivants (deux à deux identiques) :
- 9013 EMPLOI AVENIR HORAIRE
- 9014 CONTRAT AIDE HORAIRE
- 9017 EMPLOI AVENIR INDICIE
- 9018 CONTRAT AIDE INDICIE
/!\ A noter que dans le cas d’un employeur privé, un modèle spécifique est à mettre en place /!\
/!\ Merci de contacter notre service technique /!\
Exemple d’un employé en CUI-CAE dans le cadre d’un Parcours emploi compétences, payé au taux horaire de 12 € (rappel au 01/01/2022, taux horaire : 10,57€)
Dans cet exemple, le traitement brut de l’agent (1820.04 €) est au-dessus du smic (1521.25 € au 01/01/2019)
Traitement brut de l’agent - smic mensuel = base soumise aux cotisations du régime général
Soit : 1820.04-1521.25=298.79 €
6 - Les apprentis
Les contrats d’apprentissage sont des contrats spécifiques qui ne concernent que les personnes âgées d’au moins 16 ans ou au plus 29 ans au début de l’apprentissage.
À la date d'écriture de la présente notice (février 2020), l'employeur public est exonéré de toute cotisation patronale sauf accident du travail et le salarié de toute cotisation salariale dans la limite de 79 % du SMIC.
L'employeur privé est lui soumis à plusieurs cotisations.
Ces cotisations seront différenciées sur le bordereau URSSAF (consulter le centre de gestion pour plus d'informations)
Au premier janvier 2019, une ré-évaluation des salaires des apprentis a été effectuée.
La rémunération des apprentis évolue en fonction de l’âge de l’apprenti et de sa progression dans le ou les cycles de formation faisant l’objet du contrat.
Les rémunérations sont calculées en pourcentage du SMIC selon les taux applicables au secteur privé.
| Rémunération brute mensuelle minimale d'un apprenti : au 01/01/2022 | ||||
| Situation | 16 à 17 ans | 18-20 ans | 21-25 ans | 26 ans et plus |
| 1ère année | 432,84 € (27%) | 689,34 € (43%) | 849,65 € (53%) | Salaire le + élevé entre le Smic (1 603,12 €) et le salaire minimum conventionnel correspondant à l'emploi occupé pendant le contrat d'apprentissage |
| 2ème année | 625,22 € (39%) | 817,59 € (51%) | 977,90 € (61%) | |
| 3ème année | 881,71 € (55%) | 1 074,09 € (67%) | 1 250,43 € (78%) | |
Ces pourcentages sont majorés de 10% lorsque l’apprenti prépare un diplôme de niveau 4 (baccalauréat ou brevet professionnel) et de 20% pour un diplôme de niveau 3 (BTS ou DUT).
Le modèle à utiliser dépend de la nature juridique, publique ou privée, de l’employeur :
- 9022 APPRENTI HORAIRE IRCANTEC (employeur public)
- 9027 APPRENTI HORAIRE ARRCO (employeur privé)
Exemple d’un Apprenti payé à 43 % DU SMIC (valeurs de 2019)
- 9022 APPRENTI HORAIRE IRCANTEC :
Exemple de bulletin :
- 9027 APPRENTI HORAIRE ARRCO :
7 - Les stagiaires* (convention de stage)
*À noter que ce type de bulletin peut être utilisé pour toute rémunération non soumise à cotisation ni imposable.
On parle ici des gratifications versées à un stagiaire en convention de stage (A ne pas confondre avec les stagiaires de la fonction publique territoriale).
Montant minimum légal : le montant de la gratification doit figurer dans la convention de stage et est apprécié au moment de la signature. Le montant minimum légal de gratification est de 3,90 euros par heure de stage, soit 15 % du plafond de la Sécurité sociale. Le stage n’étant pas un contrat de travail, il n’est pas possible de verser une gratification supérieure à ce montant minimum légal dans le secteur public.
Cette gratification est exonérée de charges sociales pour l'organisme d'accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues).
Il faut alors créer un modèle de paye personnalisé à partir du menu « Fichiers » → « Modèles de paye » → « Modifier » → « Créer » et y ajouter simplement la ligne 3008.
Sélectionnez « forfait » ou « taux horaire » en fonction du mode de paiement.
La gratification est exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du Smic.
→ Décocher « Rémunération imposable » (sauf dans le cas de l'allocation retour à l'emploi non soumise à cotisations).
Exemple d’un stagiaire en convention de stage payé au taux horaire minimal, soit 514.2€ mensuels
Par défaut, le bulletin porte l’intitulé « Bulletin de salaire », il est possible de le modifier en cliquant sur le bouton comme ci-dessous.
Exemple de bulletin :
À noter que ce type de bulletin peut être utilisé pour toute rémunération non soumise à cotisation ni imposable.
8 - Les régisseurs
Sauf cas particuliers, le régisseur est un agent de la collectivité, il n’est donc pas nécessaire de lui faire un bulletin à part.
Il suffit juste d’ajouter le complément « indemnité de régie » à son contrat, de renseigner le montant et de paramétrer la périodicité du versement.
Les compléments sont accessibles à partir du menu « Fichiers » → « Agents » → Sélectionnez l’agent à Accédez au contrat de l’agent → Partie « Compléments » puis ajoutez un nouveau complément.
9 - Les trésoriers
Chaque année une indemnité de conseil est payée au percepteur. Il est important de faire apparaitre cette indemnité dans le logiciel car il cotise à la CSG, RDS et CSG non imposable. Les charges sont calculées automatiquement et mandatées directement en comptabilité avec les autres agents.
Le modèle à utiliser est :
- 9015 INDEMNITES TRESORIER : la périodicité de ce modèle est annuelle
Exemple pour un trésorier payé en septembre :
Choisissez le mois du paiement et complétez dans « montant », le forfait brut demandé par le percepteur :
Exemple pour un agent trésorier indemnisé au mois de septembre, pour un montant de 294.84 €
10 - Les recenseurs
a - Agents appartenant déjà à la collectivité
Si le recenseur est un agent déjà payé dans la collectivité, il n’est pas nécessaire de lui faire un bulletin à part.
Il suffit juste d’ajouter au contrat de l’agent un complément « Indemnité de recensement » à partir du menu « Fichiers » → « Agents » → Sélectionnez l’agent → Accédez au contrat de l’agent → Partie « Compléments » puis ajoutez un nouveau complément, renseignez le montant et les modalités de versement.
b - Personnes extérieures à la collectivité
Les agents recrutés uniquement pour le recensement peuvent être considérés comme des agents publics dans la mesure où :
- Ils participent à une mission de service public
- Ils sont rétribués sur des fonds publics
La rémunération est soumise à toutes les cotisations de droit commun et contributions du régime général sur la base d’une assiette forfaitaire égale à 15% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale (hors IRCANTEC et POLE EMPLOI sur assiette totale). Par défaut, le modèle à choisir est :
- 9020 AGENT RECENSEUR ASSIETTE FORF
Exemple pour un agent recenseur avec une assiette forfaitaire
Exemple de bulletin :
/!\ Si la rémunération est inférieure à l’assiette forfaitaire ou si l’agent en fait la demande, les cotisations et contributions s’appliquent sur la totalité de la rémunération. Le modèle à utiliser est :
- 9021 AGENT RECENSEUR IRCANTEC
11 - Les activités accessoires
Il s’agit des activités extérieures exercées par les fonctionnaires affiliés à la CNRACL. Les montants versés sont soumis alors à la CSG, RDS, CSG non imposable et la RAFP. Le modèle correspondant est :
- 9019 ACTIVITE ACCESSOIRE
Complétez la zone « montant » avec le montant forfaitaire de la rémunération de votre agent.
Exemple de bulletin :
12 - Les autres indemnités
Pour toutes les autres indemnités (gardiennage église, garde champêtre…) qui ne sont concernées que par la CSG+RDS, vous pouvez utiliser le modèle suivant :
- 9016 AUTRE INDEMNITE
Complétez la zone « montant » avec le montant forfaitaire de la rémunération de votre agent.
Exemple de bulletin :
13 - Les contrats de droit privé
À partir du premier janvier 2017, les salariés embauchés dans le cadre d’un contrat de travail de droit privé, quelle que soit la nature juridique de l’employeur, doivent être affiliés aux régimes AGIRC et ARRCO.
Par exception, les contrats aidés et les contrats d’apprentis sont affiliés au régime de retraite en fonction de la nature juridique de l’employeur.
Vous pouvez utiliser un des modèles suivants :
- 9023 ARRCO INDICE NON CADRE
- 9024 ARRCO HORAIRE NON CADRE
- 9025 AGIRC ARRCO INDICE CADRE
- 9026 AGIRC ARRCO HORAIRE CADRE
Exemple d’un agent non cadre payé à l’indice majoré 380 et travaillant 15 heures dans la collectivité :
14 - L'allocation de Retour à l'Emploi (ARE)
Les collectivités n'ayant pas adhéré à Pôle Emploi doivent assurer le paiement de l’Allocation d’aide au Retour à l’Emploi (ARE) à leurs anciens agents qui en font la demande.
L'éligibilité et le montant brut de l’ARE sont gérés par Pôle Emploi selon les salaires précédents.
Il s’agit d’un montant journalier à multiplier par le nombre de jour calendaires du mois concerné.
En premier lieu, vous devez avoir confirmé auprès de l’URSSAF ou du centre de gestion si cette allocation est soumise à cotisations et si oui, à quel taux : plein ou réduit.
Si l'allocation est soumise à taux réduit, merci de nous contacter.
Si cette allocation n'est pas soumise à cotisations, se reporter au chapitre 7 (7 - Les stagiaires (convention de stage)). Attention dans ce cas à le cocher « imposable »
Le modèle à utiliser est :
- 9028 ALLOCATION DE RETOUR À L'EMPLOI
Il s'agit d'un type de bulletin forfaitaire. Il conviendra de renseigner le montant mensuel :
Montant journalier x nombres de jours du mois (de vingt-huit à trente-et-un)
Chaque mois, il conviendra de modifier le montant à lui verser, soit dans la fiche agent, soit en modification de bulletin (1)
Enfin, il est recommandé de modifier l’intitulé du bulletin (2)
Exemple d’un agent recevant 33€ d'ARE pour un mois de 30 jours :
