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Cette notice est une présentation générale des fonctionnalités du logiciel de paye.

Note : Dans cette notice, nous utiliserons indifféremment le terme d’« agent » pour les agents et les élus, et le terme de « paye » autant pour les indemnités des élus que pour les rémunérations des agents.

Sommaire

 

1 - Paramétrages des agents

a - Création de l’agent

b - Saisie du contrat

c - Compléments

d - DSN

e - Editions et autres fonctionnalités

2 - Création des paies

a - Passage au mois suivant

b - Modification et validation des bulletins

c - Rappels automatiques

d - Transfert en comptabilité

3 - Éditions utiles

4. Cycl'O'Payes

5 - Paramétrages généraux

a - Organismes / Caisses

b - Conformité des articles budgétaires

c - Constantes non fixes

GLOSSAIRE

 

 

 

 

 

 

1. Paramétrages des agents

a. Création de l’agent

Pour créer un agent, se rendre dans le menu « Fichiers » → « Agents » → « Créer ».

Cette étape consiste à renseigner les informations générales concernant l’agent (nom, prénom, numéro Sécurité Sociale, adresse, informations bancaires…).

Une fois l’étape 1 terminée, cliquer sur « Valider », le logiciel proposera de saisir dès maintenant les informations du contrat.

Nous conseillons de répondre « oui », pour continuer le paramétrage de l’agent.

 

b. Saisie du contrat

Renseigner les informations concernant le contrat de l’agent, il est obligatoire de saisir les informations suivantes :

• La fonction ;
• La date d’entrée ;
• L’article budgétaire ;
• Le modèle de paye adapté. Le modèle de paye correspond à l’ensemble des charges qui vont être calculées dans le bulletin de l’agent, il doit être sélectionné en fonction du statut de l’agent (CNRACL, IRCANTEC, ELU…) ;
• Les indices, taux horaire ou montant forfaitaire (en fonction du modèle utilisé) ;
• Le statut (Temps) : complet ou non complet
• Le temps effectif dans le cadre d’un contrat à temps non complet (24/35 ou 104/151.67), ou le pourcentage de l’indice terminal dans le cas d’un élu (25.5/100)
• Le temps Interco (uniquement pour un agent intercommunal qui effectue plus de 35 heures par semaine. Pour avoir plus d'informations, cliquer ici
• Cocher temps partiel uniquement si l’agent est à temps partiel

 Note :  un temps non complet n’est pas un temps partiel

Une fois la validation du contrat effectuée, le logiciel proposera d’ajouter des compléments au contrat de l’agent (exemples : Mutuelles, SF, Primes…). Pour en ajouter, répondre « Oui ». Le détail des compléments est disponible au chapitre suivant.

Dans l’onglet « Services/Fonctions », il est possible de gérer l’affectation de l’agent aux services et fonctions.

Cette fonctionnalité n’est à utiliser que si les Services/Fonctions sont activés dans le logiciel de comptabilité. Dans ce cas, commencer par paramétrer au préalable les Services/Fonctions dans le menu « Fichiers » → « Services » / « Fonctions ». (les services doivent être en tout point identiques à ceux du logiciel de comptabilité)

Ensuite, indiquer dans la fiche de l’agent le pourcentage d’occupation dans les services et/ou dans les fonctions.

Accéder ensuite aux compléments :

c. Compléments

Les compléments sont ajoutés à la fiche de l’agent au moment de sa création. Il est également possible d’ajouter, de modifier ou de supprimer un complément à tout moment. Pour cela, se diriger vers la fiche de l’agent via le menu « Fichiers » → « Agents » → sélection de l’agent et « Modifier » → sélection du contrat et « Modifier » → Bouton « Accès aux compléments » ou onglet « Compléments ».

Pour ajouter, modifier ou supprimer, cliquer sur le bouton correspondant. Ci-dessous le détail des catégories de compléments pouvant être ajoutés à la fiche de l’agent :

 

Aides et exonérations concernera les collectivités bénéficiant de crédit d’impôts, de taux réduit pour les allocations familiales ou de réduction général des cotisations (ex loi FILLON)

Les avantages en nature comprennent les avantages logements, nourriture, voiture, NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) et avantages autres. Le montant devra être renseigné pour chacun de ces compléments.

Dans Carrière, une option permet de prévoir un avancement d’échelon pour l’agent. Il faudra renseigner l’indice et la date à laquelle le changement doit être appliqué. Pour consulter plus d’informations sur l’avancement d’un agent, consulter la notice.

La ligne Congés permet d’ajouter une ligne de congés payés ou de congés de présence parentale.

Les compléments destinés aux élus permettent d’activer la mutuelle FONPEL ou CAREL et de renseigner le cas échéant la base complémentaire de sécurité sociale. Cette information sera nécessaire pour le calcul des cotisations et de l’imposable dans le cas d’un élu en mandats multiples.

Les compléments concernant la maladie concernent le demi-traitement et les indemnités journalières. 

Les mutuelles conventionnées et labellisées comprennent les mutuelles prévoyance et santé (participation patronale et/ou salariale, montant fixe ou pourcentage).

Le complément régime indemnitaire permet l’ajout éventuel de NBI, l’ajout d’indemnités ou de primes.

Il est également possible d’ajouter une indemnité de recensement, de régie, la prime de précarité pour un agent CDD, ou une indemnité personnalisée où un montant fixe devra être renseigné.

Le complément forçage calcul CS est obsolète.

L’indemnité compensatrice de la CSG permet d’ajouter cette compensation au bulletin de l’agent qui en bénéficie.

Un complément indemnité de transport est disponible pour les collectivités Corses.

En utilisant la note répétitive en fin de bulletin, vous pouvez éditer une information sur tous les bulletins d’un agent.

Le complément personnalisation du modèle permet d’ajouter une ou plusieurs lignes de votre choix au bulletin de l’agent sans modification du modèle fixe de base AGEDI. Une fois le complément sélectionné choisir la ligne qui sera ajoutée en plus au bulletin de l’agent.

Le complément supplément familial doit être activé pour les agents qui en bénéficient. Pour le calcul il faut indiquer le nombre d’enfants dans la fiche de l’agent. Pour cela, il faut retourner dans la fiche de l’agent et cliquer sur le bouton  puis renseigner le nom, prénom et date de naissance des enfants.

A savoir, lorsque vous ajoutez un complément une partie « Informations sur le complément » est disponible. Elle permettra d’avoir des indications supplémentaires sur le complément afin de donner des instructions pour sa mise en place. 

Accéder ensuite à l'onglet DSN.

d. DSN

Une fois l'agent défini, compléter les renseignements dans l'onglet DSN.

Utiliser le pré-filtre pour pré-compléter les menus.

Pour plus d'informations, consulter la notice :  DSN : Aide au paramétrage des agents

e. Editions et autres fonctionnalités

A partir de la fiche « Agent » (accès via le menu « Fichiers » → « Agents » → sélection de l’agent → « Modifier ») plusieurs éditions sont disponibles dans la partie « carrière de l’agent », bouton  :

• Attestation de salaire (Maladie, Maternité, Paternité, Femme enceinte dispensée de travail) ;
• Certificat de travail 

Il existe également plusieurs fonctionnalités :

• Le bouton  (gestion électronique des événements) permet d’ajouter des événements au fichier dématérialisé des bulletins ;
• Le bouton  (gestion électronique des documents) permet d’ajouter des documents à la fiche de l’agent (contrat de travail, arrêtés…) et au fichier dématérialisé des bulletins ;
• Le bouton  permet d'accéder à un outil permettant de connaitre la rémunération d’un agent au regard de sa situation (maintien de salaire, demi-traitement ou sans traitement).
• Le bouton  permet de lier un agent à une grille (si le rattachement n’a pas été effectué au moment de la création de l’agent). La gestion automatique peut également être supprimée, c’est-à-dire qu’il faudra gérer par soi-même l’avancement de l’agent. Pour finir, il est possible de modifier les dates d’avancements des agents.

Dans la partie basse, les boutons sont consacrées à la carrière de l’agent :

• Appliquer un nouveau modèle consiste à créer un nouveau contrat à la fiche de l’agent ;
• Dupliquer consiste à dupliquer le contrat existant pour en créer un nouveau en gardant à l’identique les informations du contrat. Il est ensuite possible d’effectuer les modifications souhaitées. En revanche, il faut porter une attention particulière aux dates d’entrée et de sortie afin d’éviter le calcul de plusieurs bulletins sur la même période.
• Modifier permet d'accéder aux caractéristiques du contrat pour les modifier tandis que Détails permet de les visualiser. 

Pour terminer, il est possible d’imprimer ou d’exporter la liste des agents à l’aide des boutons suivants  accessibles depuis le menu « Fichiers » → « Agents ».

2. Création des paies

a. Passage au mois suivant

Pour lancer les paies du mois suivant, se rendre dans le menu « Travail » → « Création payes ». La liste des payes disponibles est proposée, il est possible à tout moment de modifier les informations du contrat des agents en cliquant sur le bouton « Mettre à jour les informations contrat ».

Ce bouton renvoie vers la fiche de l’agent où il est possible d’effectuer des modifications (changement indice ou temps de travail, ajout de compléments…). Les modifications apportées dans la fiche de l’agent sont des modifications fixes c’est-à-dire que qu’elles seront reprises les mois suivants.

Pour terminer le lancement des payes, cliquer sur le bouton « Lancer la création des bulletins ». Ensuite, afin d’être certain d’être sur le bon mois, vérifier en haut du logiciel la période concernée comme ci-dessous.

 

b. Modification et validation des bulletins

Après le lancement des payes, il est possible d’effectuer des modifications ponctuelles sur les bulletins. Pour cela, se rendre dans le menu « Travail » → « Modifications de bulletin » → sélection de l’agent → « Modifier ».

Dans la partie haute, il est possible de modifier l’indice, le taux horaire ou le montant forfaitaire (au choix) et temps de travail en cas de temps non complet. Cela recalcule le bulletin.

 

En cliquant sur chacune des icônes « crayon », il est possible de :

• Modifier le type de bulletin (bulletin de paye, gratification, indemnité de coordination, etc.) ;
• Modifier le temps de travail qui apparait sur le bulletin (cela ne recalcule pas le bulletin) ;
• Modifier les dates à faire apparaitre sur le bulletin (cela ne recalcule pas le bulletin).

Dans la partie basse, plusieurs fonctionnalités sont disponibles :

• Ajouter une ligne supplémentaire en cliquant sur le bouton « Ajouter » (heures supplémentaires, heures complémentaires, ligne de rappel de traitement…) ;
• Effectuer un aperçu du bulletin de paye ;
• Réinitialiser le bulletin, c’est-à-dire effacer les modifications ponctuelles effectuées ;
• Ajouter une note de commentaire en fin de bulletin ;

Pour finir, cliquer sur « Valider » et sélectionner un autre agent, ou cliquer sur la flèche en bas à droite pour passer automatiquement à l’agent suivant, le bulletin de l’agent sera validé en même temps.

A noter que dans l’écran d’accueil de modification de bulletin, une coche verte signifie que le bulletin a été validé tandis qu’une croix rouge indique que l’on n’est pas entré en modification.

A savoir, si après création des payes une information manque dans la fiche de l’agent, il est possible d’effectuer cette modification et de faire un recalcul du bulletin afin que celle-ci soit prise en compte (Via le menu « Travail » → « Recalcul d’un ou plusieurs bulletins »).

Exemple de bulletin (vue détaillée) :

Les lignes sur le bulletin sont divisées en trois catégories : rubriques, cotisations et « autres » :

Les rubriques sont les lignes prises en compte dans le total brut d’un bulletin (la NBI, le SFT, les primes, etc.).

Les cotisations sont les lignes centrales du bulletin, ce sur quoi l’agent (ou l’élu) doit obligatoirement cotiser (par exemple, les lignes de CSG/RDS, les caisses de retraites tel que l’IRCANTEC ou la CNRACL, …).

« Autres » correspondent aux lignes non soumises à cotisations mais influant le net à payer de l’agent (ou de l’élu), par exemple les mutuelles.

c. Rappels automatiques

Le logiciel dispose d’un module de rappel automatique (via le menu « Travail » →  « Rappels automatiques ».) Les rappels suivants sont disponibles :

• Rappel sur indice 100 (valeur d’indice 100 erronée), très peu utilisé ;
• Rappel sur indice, rappel fréquemment utilisé ;
• Rappel sur taux horaire ;
• Rappel sur taux de cotisation (sauf taux de cotisation URSSAF) ;
• Rappel sur base de cotisation ;
• Rappel de NBI (erreur dans le nombre de points ou dans le montant)
• Rappel de prélèvement à la source (erreur sur le taux personnalisé ou sur la base imposable)

Pour chacun des rappels, un texte à compléter est à disposition pour aider dans la mise en place du rappel.

Cliquer sur la baguette magique permet de remplir automatiquement la précision à apporter en fin de bulletin

d. Transfert en comptabilité

Le logiciel permet de transférer les payes en comptabilité. Les mandats de salaires et de charges seront donc directement intégrés dans la comptabilité.

Pour transférer les payes, se rendre dans le menu « Travail » → « Transfert en Comptabilité ». Il est ensuite possible d’effectuer un transfert :

• Complet (salaires + charges sur même bordereau de mandat) ;
• Uniquement les salaires ;
• Uniquement les charges.

Un aperçu du mandatement avant d’effectuer le transfert en comptabilité est disponible (bouton « Aperçu »). Il faudra ensuite (après le mandatement) se rendre dans le logiciel de comptabilité pour finir le processus.

Les états de charges s’intègrent automatiquement aux mandats correspondants et un fichier nommé SIRETCOLLECTIVITE-ANNEE-ETAT_PAYE-MOIS.xhl (ou SIRETCOLLECTIVITE-ANNEE-RH-MOIS.zip dans le cas où le fichier contient de pièces justificatives aux bulletins ajoutées au préalable dans fiche de l’agent) est joint à chaque mandat de paie. Il s’agit d’un fichier contenant les bulletins de paye dématérialisés.

A noter que lors du transfert de charges, seules les charges concernées selon leur périodicité seront effectivement transférées.

 

3. Éditions utiles

Tout d’abord, éditer les bulletins de paye. Pour cela, aller à « Edition » → « Bulletins ». Il est ainsi possible d’éditer ou de visualiser les bulletins du mois en cours mais également des bulletins des mois antérieurs.

Ensuite, pour éditer les états de charges, aller à « Edition » → « Etat de charges ». Cela permet d’éditer un état par caisse, avec le détail par agent et par ligne de bulletin. Ces états sont automatiquement transférés dans le logiciel e-M14 lors du transfert des payes en comptabilité.

Il est ensuite possible d’éditer le journal de paye. Aller dans le menu « Edition » → « Journal de payes ». Cette édition permet d’avoir le détail des rubriques, cotisations et autres par agent. Ressort également le total brut, le net à payer et l’imposable.

Nous retrouvons l’état CNRACL dans le menu « Edition » → « Etat CNRACL ». Cette édition permet d’éditer le bordereau CNRACL avec le montant à déclarer pour la CNRACL et l’ATIACL.

L’état IRCANTEC est également disponible dans ce même menu.

Toujours dans le même menu l’état URSSAF permet l’édition du bordereau de cotisations URSSAF, indiquant les montants par codes types personnels. Grâce à cela, il est possible de remplir votre bordereau URSSAF en ligne.

De nombreuses autres éditions sont disponibles dans le logiciel à partir du menu « Editions », ne pas hésiter à faire preuve de curiosité pour les découvrir…

4. Cycl'O'Payes

Une fonctionnalité nommée « Cycl'o'Payes » permet de réaliser toutes les étapes l'une après l'autre.

Cliquer ici pour en savoir plus.

5. Paramétrages généraux

a. Organismes / Caisses

Un organisme correspond au créancier auprès duquel l’employeur verse des cotisations. Par exemple, on retrouve l’URSSAF, l’IRCANTEC, la CNRACL, …

Ils doivent être identiques aux créanciers de la comptabilité.

Pour renseigner ou modifier les informations d’un organisme, se rendre dans le menu « Fichiers » → « Organismes »

Ces mêmes organismes sont divisés en caisses. On retrouve ainsi les caisses URSSAF permanents, URSSAF non permanents, URSSAF élus, …

Elles sont pré-paramétrées dans le logiciel et regroupent les cotisations correspondantes en fonction du statut de l’élu ou de l’agent.

Il est possible de modifier un certain nombre de paramétrages. Pour cela, se rendre dans le menu « Fichiers » → « Caisses ». 

• Périodicité de versement des caisses :

Quatre choix sont proposés : mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel.

Ce sont des informations fournies par les caisses, en début d’année.

• Pièces justificatives :

Ici est paramétré le libellé qui apparaitra dans la référence du virement sur le mandat en comptabilité qui se créera lors du transfert des charges.

Pour les caisses concernant l’URSSAF, la case concernant la pièce justificative pour l’URSSAF (99S1xxxxxx111111111111) est automatiquement cochée :

Pour les caisses CNRACL, IRCANTEC et RAFP, la case concernant la pièce justificative Caisse des Dépôts & Consignations (88Wxxxxxxxxxxxxx) est automatiquement cochée :

Ce numéro doit être au préalable saisi dans « Utilitaires » →  « Paramétrages ».

Dans le cas où un numéro de pièce justificative doit être saisi pour une autre caisse, il est possible de l’indiquer et de le paramétrer,

- soit dans la case référence fixe : 

- soit dans la case paramétrable. Dans ce cas, il faut paramétrer les différentes parties :

 

• Transfert en comptabilité :

Lors du transfert en comptabilité, chaque caisse correspond à un mandat. Il est possible de regrouper plusieurs caisses sur le même mandat. La distinction s’effectue grâce au code mandat dans le logiciel.

Dans l’exemple ci-dessous, les montants correspondant aux caisses ayant le code mandat 6 (IRCANTEC et IRCANTEC ELUS) seront regroupés afin de créer un seul mandat.

 

b. Conformité des articles budgétaires

Vérifier dans « Utilitaires » → « Paramétrages », onglet « Trésorerie / Mandatement / Liaisons logiciel » que le répertoire du budget en comptabilité est renseigné.

Si cela n’est pas le cas, un triangle jaune vous en informe dans le tableau de bord. Cliquer dessus permet de sélectionner le budget adéquat.

Ce paramétrage permet au logiciel e-PAY de proposer uniquement les articles présents dans le plan comptable personnalisé du budget concerné.

L’article budgétaire d’une charge patronale est modifiable à partir du menu « Fichiers » →  « Charges » →  « Cotisations » alors que l’article des cotisations salariales est à renseigner dans la fiche de l’agent depuis « Fichiers » →  « Agents ».

A savoir qu’un drapeau rouge dans le tableau de bord indique que des articles non conformes au plan comptable sont utilisés dans le logiciel. Cliquer dessus permet d’accéder à la mise en conformité.

 

c. Constantes non fixes

Les taux de cotisations des différentes charges nationales (URSSAF, IRCANTEC, CNRACL, etc.) sont gérés automatiquement dans le logiciel. (Note : cela concerne uniquement les lignes « fixes » non modifiables identifiables par leur numéro sur 4 chiffres en 3xxx.)

Cependant un certain nombre de taux sont à vérifier à chaque début d’année car ils dépendent du département et du type de collectivité :

Cotisations au CENTRE DE GESTION ; Taux d’ACCIDENT DE TRAVAIL et du VERSEMENT TRANSPORT.

Pour cela, aller à « Utilitaires » →  « Constantes », onglet « Cotisations ». 

 

GLOSSAIRE

 

NBI : Nouvelle Bonification Indiciaire

SFT : Supplément Familial de Traitement

IEMP : Indemnité d'Exercice des Préfectures

IAT : Indemnité d’Administration et de Technicité

CDG : Centre De Gestion

CNFPT : Centre National de la Fonction Publique Territoriale

URSSAF : Unions de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales

IRCANTEC : Institution de Retraite Complémentaire des Agents Non Titulaires de l’Etat et des Collectivités publiques

CNRACL : Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales

RAFP : Retraite Additionnelle de la Fonction Publique