[ASSEMBLEE] Proxima.Acte - Présentation générale

/ Les nouveautés / ​ / La dernière version de votre logiciel Proxima.ACTE présente plusieurs améliorations notables, principa​lement au niveau du tableau de bord, des actes, des séances et des consultations. Vous trouverez un aperçu des nouveautés dans une courte vidéo présentée par Amandine Lieurade, Cheffe de Service Adhérents et Formations, à cette adresse :  https://public.agedi.fr/slides/slide/fevrier-2024-120 [1] / L’application Assemblée permet de gérer le cycle de vie des actes d'une assemblée (délibérations, arrêtés…), de la préparation des séances (envoi des convocations) à la réalisation des tables récapitulatives et annuelles en passant par l'envoi électronique au contrôle de légalité et la récupération des accusés de réception de la Préfecture. Les documents sont générés sur

PROXIMA FAQ

[ASSEMBLÉE] - Est-il possible de transmettre des documents d'urbanisme à la préfecture ?

Le logiciel de gestion des assemblées prévoit la transmission en préfecture de tout document soumis au contrôle de légalité. Pour transmettre en préfecture des documents d'urbanisme, vous devrez créer un nouvel acte dans la rubrique « Arrêté ». Ensuite, il vous appartient de définir la « nature », qui peut être « Autres » Concernant le corps de l'acte en lui même, vous pouvez choisir l'option « choisir un PDF externe » pour le document principal. Il est également possible d'ajouter des documents en annexe (onglet « information complémentaire ») A noter que la taille totale des documents (document principal + annexes) ne doit pas excéder 150Mo et que la durée de l’envoi est tributaire de votre connexion Internet.

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[ASSEMBLÉE] Comment rectifier un acte déjà transmis ?

Il n’est pas possible de rectifier un acte transmis ni d’y ajouter une pièce manquante. Il existe deux possibilités : - demander l’annulation de l’acte dans le menu « Transmission » → « registre » : Sélectionner l'acte, bouton "Annulation de l’acte" ou "Annuler" et refaire l’acte en modifiant son numéro (ajouter « bis » par exemple). - envoyer le document manquant dans un autre acte dont le libellé et le numéro font référence à l'acte d'origine. En tout état de cause, se conformer aux directives de votre préfecture.

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[ASSEMBLÉE] Pourquoi certaines délibérations n’apparaissent pas dans la table récapitulative ?

Seules les délibérations non modifiables (se trouvant dans l’onglet « registre » du module de Transmission) sont répertoriées dans les tables. Il est donc nécessaire de modifier l'état des actes non transmis ou transmis par voie postale pour les prendre en compte. Pour cela, se rendre dans le module de transmission, dans l’onglet « secrétariat » **Logiciel WIN** Sélectionner les actes concernés, puis choisir "Papier" ou "Pas de transmission" selon le cas et valider. **PROXIMA.ACTE** Sélectionner les actes concernés puis choisir "Pas de transmission" ou "envoyer" selon le cas.

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[ASSEMBLÉE] Vous avez envoyé des convocations aux élus mais ils ne l’ont pas tous reçue, que faire ?

Vous avez envoyé les convocations au prochain conseil à tous vos élus, mais certains n'ont pas reçu le mail. Vérifiez que les adresses mails des élus sont correctes et que le mode de convocation comprend l’envoi par mail. Pour cela, rendez-vous dans le menu : « Utilitaires » → « Paramétrages » → onglet « Élus » (Gamme win) « Paramétrages » → « Elus » (Gamme PROXIMA.ACTE) Si tout est correct, demandez à l’élu de vérifier les « spams » ou « indésirables ». Note : le mail reçu est un message sécurisé provenant de :  < no-reply@agedi.fr> [1] a pour objet : XXXX - COMMUNE vous a envoyé un mail sécurisé et prend le la forme ci-dessous : [1] https://no-reply@agedi.fr>

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[CADASTRE] Quel format pour le fichier des rôles ?

Votre Trésorerie vous a peut-être envoyé un courriel concernant le choix du support pour la consultation des rôles généraux des impôts directs locaux. Pour pouvoir les visualiser dans votre logiciel AGEDI, vous devez les demander au format « FICHIER» , et non pas en format « VISUDGFIP » qui n’est pas intégrable dans le logiciel. Une fois téléchargés sur le portail de la DGFIP, ces fichiers seront directement intégrables dans le logiciel : Notice CAD-COM [1] Notice PROXIMA.SIG [2] [1] /knowsystem/win-cadastre-comment-faire-la-mise-a-jour-des-taxes-th-tf-cfe-1512 [2] /knowsystem/web-cadastre-comment-faire-la-mise-a-jour-des-taxes-th-tf-cfe-2056

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[CLÉ - RGS**] - Que faire en cas de changement de maire ?

Si l'ordonnateur (Maire ou Président) est porteur d'une clé RGS** (support cryptographique USB), la clé devient de fait inutilisable en cas d'élection d'un nouveau Maire/Président et ce pour toutes les opérations de dématérialisation (signature, transmission, etc) Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre en cas de changement d'ordonnateur : *Signature (PESV2)* La collectivité demande à sa trésorerie un certificat de signature DGFIP au nom du nouvel ordonnateur après l'élection, il est délivré gratuitement et en quelques jours. Il permettra de continuer à traiter les écritures courantes le temps que le nouveau Maire/Président se dote de sa propre clé RGS** . Le nouvel ordonnateur donne délégation de signature au directeur de service ou responsable des services communaux possédant déjà u

[CLÉ RGS**] - Comment connaître la date d'expiration ?

**1/ avec le logiciel Trusted Key Manager** Ouvrir le Trusted Key Manager à partir du raccourci présent sur le bureau Brancher la clé dont on souhaite connaître la date d'expiration. L'écran suivant s'affiche : La date d'expiration est renseignée dans la partie droite de l'outil. **2/ avec le logiciel GoSign Desktop** Ouvrir le programme GoSign Desktop à partir du raccourci présent sur le bureau Brancher la clé dont on souhaite connaître la date d'expiration. L'écran d'accueil s'affiche : Cliquer sur "Vos Signatures" puis sur la ligne "Signature Dispositif" Dans l'écran suivant, cliquer sur l'œil pour afficher les informations sur le certificat

[CLÉ RGS**] - Comment exporter un certificat avec le logiciel de Certeurope ou à partir du navigateur ?

Afin d'utiliser les fonctionnalités de télétransmission d'une clé RGS**, il est nécessaire d'enregistrer le certificat de télétransmission sur notre plateforme NOVA. Pour cela, il faut récupérer la clé publique du certificat, en l'exportant. Il existe deux procédures selon le type de clé ( Certeurope [1]  ou  autre [2] ) **1/ Clé Certeurope :** **a - avec le logiciel Trusted Key Manager ** Ouvrir le Trusted Key Manager à partir du raccourci présent sur le bureau et brancher la clé. Cliquer sur le certificat « CertEurope eID User » L'écran suivant s'ouvre alors, cliquer sur « pem » L'ordinateur propose alors d'enregistrer le certificat. Choisir un dossier et renommer le fichier en « prenom.nom » **b - avec le logiciel GoSign Desktop** Ouvrir le programme GoSign Desktop à partir du raccourci

[COMPTA] La trésorerie ne reçoit pas le flux PES du Budget Primitif (BP) ou d'une Décision Modificative (DM), que faire ?

Si vous déposez votre flux au format PESV2, il faut choisir le code application GHELPES2. Le dépôt d’un flux PES sur la plateforme HELIOS s’accompagne de la production d’un flux retour « Acquit » (aussi appelé fichier ACK) qui est un compte-rendu du traitement du flux. Il est donc absolument nécessaire de relever l’acquittement mis à disposition sur HELIOS. Pour plus d'information sur les fichiers ACK,  cliquez ici [1] . Si l'anomalie relevée est : « Le budget collectivité n'est pas paramétré pour recevoir des flux budgétaires au format PES Aller V2 »* Merci de bien vouloir vous rapprocher de votre trésorier afin qu'il effectue le paramétrage nécessaire dans HELIOS. [1] /knowsystem/la-gestion-des-fichiers-ack-1624

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[COMPTA] Le trésorier rejette mes titres car il y a une anomalie bloquante non forçable - ABNF. Comment corriger ?

Il s'agit d'une anomalie liée à l'intégration du PESASAP dans HELIOS, Les anomalie connues sont les suivantes : Anomalie 2441 : «Il existe plus d’une PJ de type «PES Facture » correspondant à la référence PJ présente sur le titre éligible à l’ASAP» Anomalie 2183 «Il n’existe pas de facture ASAP correspondant au titre éligible à l’ASAP» Anomalie 2184 « Il existe plus d’une facture ASAP portant la référence du titre éligible à l’ASAP» Anomalie 2185 « Les identifiants PJ du titre éligible à l’ASAP et de la facture ASAP sont différents. » Trois causes probables : 1- Le RIB ou le BIC de la trésorerie est erroné : rendez-vous dans les paramétrages du logiciel, positionnez la souris dans le RIB et appuyez sur la touche entrée. Si le RIB est OK, cela corrige le BIC si besoin. Si le RIB est incorre

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[COMPTABILITÉ] - Budget : Note synthétique

Veuillez trouver en pièce jointe un modèle de note synthétique à joindre au BP. source :  https://www.laviecommunale.fr/ [1] [1] https://www.laviecommunale.fr/

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[COMPTABILITÉ] - Comment réinitialiser le compte technique CHORUS ?

Pour utiliser la liaison automatique entre le logiciel de comptabilité et le portail Chorus Pro, vous utilisez un compte utilisateur technique préalablement créé. Quand le mot de passe lié à ce compte technique arrive à expiration, il convient de le réinitialiser. 1 - Accès à CHORUS [1] 2 - Réinitialisation du mot de passe [2] 1 - Accès à CHORUS** L’accès à Chorus Pro se fait par l’intermédiaire du portail HELIOS de la DGFIP. 2 - Réinitialisation du mot de passe** En cas d’oubli de mot de passe, il est possible de le réinitialiser. Cette opération est en revanche obligatoire à expiration du mot de passe. Le compte technique ne peut être réinitialisé que par le gestionnaire principal. Cliquer sur « Raccordements » Puis sur « Compte technique » Cet écran s'affiche : Dans le menu déroulant «

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[COMPTABILITÉ] - Le traitement des factures provenant de CHORUS

Introduction : Depuis janvier 2017 les collectivités publiques bénéficient de la mise en place de la facturation électronique : En tant que créancier (pour émettre des titres) : mise en place du PESASAP En tant que débiteur (pour émettre des mandats) : récupération des factures sur le portail CHORUS PRO Cette notice traite uniquement de la partie CHORUS. Pour plus d’informations sur le PESASAP, consulter l'article correspondant [1] . Pour la récupération dans le logiciel et le traitement automatiques des factures provenant de CHORUS, consulter l'article correspondant [2] . Sommaire* 1 - Récupération manuelle des factures [3] a - Accès à Chorus [4] b - Consulter les factures reçues [5] c - Télécharger une facture [6] d - Traiter les factures [7] 2 - Mandater les factures [8] * * ** Le Porta

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[COMPTABILITÉ] Comment créer un compte technique CHORUS ?

Pour activer la liaison automatique avec le portail Chorus Pro, vous devez en premier lieu créer le compte technique utilisateur sur le portail HELIOS. Cette création génère un identifiant, un mot de passe ainsi qu’une date d’expiration qu’il faudra reporter dans le paramétrage de votre logiciel de comptabilité. 1 - Accès à CHORUS [1] 2 - Création du compte technique [2] 1 - Accès à CHORUS** L’accès à Chorus Pro se fait par l’intermédiaire du portail HELIOS de la DGFIP. 2 - Création du compte technique** Le compte technique ne peut être créé que par le gestionnaire principal. Cliquer sur « Raccordements » Puis sur « Compte technique » Cet écran s'affiche : Dans le menu déroulant « Type de la demande », sélectionner « Création d'un compte technique » Une fenêtre apparaît alors avec l'identi

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